Med så mange politiske uttalelser som det er organisasjoner å gjøre dem, klargjør disse uttalelsene hensikt, beskriver hvordan et selskap administrerer politikken og definerer opplysninger om det. Politiske uttalelser tjener til å beskytte en organisasjon mot misforståelser som kan føre til uautorisert oppførsel eller rettssaker. Hver politikkerklæring skal inneholde sin hensikt, terminologidefinisjoner, selve erklæringen og trinnene for å implementere det.
Politikk Formål
Den første delen av en politisk erklæring sier sitt formål. En organisasjon kan ha mange politiske uttalelser. For eksempel, i menneskelige ressurser, kan en politisk uttalelse dekke bedriftens holdning til riktig kjole fordi selskapet ønsker å projisere et visst bilde til sine kunder. En annen HR-politikkerklæring kan gi detaljert informasjon om selskapets reisepolitikk. Det kan inneholde hva selskapet betaler for og hva det ikke gjør. I samme selskap kan en markedsdepartementets policyuttalelse beskrive selskapspolitikken når det gjelder bestilling av grafikk og fotografi.
Terminologi Definert
Den andre delen av en policyerklæring gir definisjonene av nøkkelord eller tolkninger av terminologi i politikken. Etter dette kan retningslinjene inneholde en liste over personene politikken gjelder for, personen i selskapet som har ansvaret for å overvåke overholdelse av politikken og hvordan og til hvem klager kan rettes i tilfelle uenigheter. Med interne selskapspolitikker finner du ofte prosedyrene eller trinnene for administrasjon av retningslinjene etter tredje del av retningslinjene.
Politikkerklæringen
Tredje delen av en policyerklæring beskriver hele politikken, hvordan selskapet bruker det, hvem eller hva som er unntatt fra bestemmelsene i politikkerklæringen, måten misforståelser og overtredelser skal løses på, og hvor lenge politikken forblir i effekt. Ved å bruke policyuttalelser i en håndbok for ansatte, kan et selskap for eksempel unngå forvirring blant sine ansatte ved å tydelig angi hva som forventes av ansatte i bestemte situasjoner.
Politiske funksjoner
Politikkerklæringer fungerer også som gatekeepers. Hvis en person ønsker å male sitt kontor oransje, for eksempel, kan en policyerklæring som definerer firmaets logo farger som standard kontorfarger, tillate at veilederen unngår en uheldig konfrontasjon ved bare å overlevere en kopi av politikkerklæringen som definerer dette. Klare retningslinjer kan redusere risikoen for konflikt og fjerne muligheten for urettferdig selektiv anvendelse av regler.
Policy prosedyrer
Utover firmaets håndbøker kan enkelte avdelinger ha egne policyerklæringer som reflekterer overholdelse av regler eller juridiske krav. I regnskapsavdelinger av selskaper som selger aksjer, må regnskapsavdelingen følge regnskapsprinsipper fastsatt av regjeringen ved utarbeidelse av regnskap for offentlig gjennomgang. En måte å sikre at regnskapspersonell følger disse reglene og lover er et sett med politiske uttalelser som viser hvordan avdelingen overholder disse reglene.
