The American Heritage Science Dictionary definerer entropi som et mål for uorden eller tilfeldighet i et lukket system. Definisjonen hevder at når et system blir mer uorden, blir dets energi jevnere fordelt og mindre i stand til å gjøre arbeid, noe som fører til ineffektivitet. Bedriftsorganisasjoner er enten organiske eller byråkratiske i naturen. Organiske organisasjoner er åpne fordi de inviterer innovasjon og kreativitet mens de søker kontinuerlig utveksling med miljøet for å overleve. Bureaukratiske organisasjoner er på motsatt side av spekteret, da de opererer i en mekanistisk og lukket stil som er gjenstand for entropi.
Bureaukratiske organisasjoner
Bureaukratiske eller mekanistiske organisasjoner er svært avhengige av regler og forskrifter, definert arbeidsansvar, et sentralisert autoritetshierarki, en klar kommandokommunikasjonskode og sentralisert beslutningstaking. Boken "Mintzberg on Management" av ledelseskonsulent Henry Mintzberg, angir at den byråkratiske organisasjonens arbeidskrav er svært begrenset ettersom de er enkle, repeterende og standardiserte. Dette synspunktet på byråkratiske organisasjoner indikerer at den mekanistiske organisasjonen må ha et stabilt miljø med standardiserte resultater for å lykkes. Den mekanistiske organisasjonen fungerer bra til det er behov for endring eller en form for omveltning går inn i systemet.
Entropi og ansatte i næringslivet
Entropi oppstår i organisasjoner når byråkratiets mekaniske verk bryter ned som følge av spesialisering, apati, uforsiktighet og mangel på stolthet. Mintzberg er enig i at jobbspesialisering bidrar til entropi fordi folk ofte ser bare deres umiddelbare jobb i organisasjonen, noe som resulterer i avdelingsalisering og fragmenterte organisasjonsmål. En stor årsak til entropi i det byråkratiske miljøet innebærer forventninger om at enkeltpersoner vil adlyde rutineordrer og overholde organisasjonsstrukturen, mens initiativ og ansvar er motet. Ansatte lærer å bare gjøre det som forventes av dem og ikke mer. Til slutt blir ansatte i den byråkratiske organisasjonen sinnløse og ubestridelige fordi de er avhengige av systemets struktur for å rettferdiggjøre sine handlinger.
Entropi i den mekanistiske organisasjonen fører til slutt ansatte til å bli stive i jobbene sine, noe som skaper en situasjon der organisasjonen ikke kan gjøre nødvendige endringer. I boken "Bilder av organisasjoner" av Gareth Morgan er det tydelig at lukkede organisasjonssystemer har en tendens til å bli entropiske fordi de har en tendens til å forverres og blir nedslått.
Utnyt organisk system tenkning
Morgan's bok tyder på at det byråkratiske miljøet har sitt hjem i virksomheten fordi det skaper grunnlag for en organisasjons effektive operasjon, selv om ansatte ofte blir så spesialiserte i sine avdelinger som entropi oppstår. Morgan foreslår at organisasjoner kan forbli konkurransedyktige ved å oppfordre ansatte til å tenke over behovene til deres umiddelbare arbeidsområder ved å vurdere målene og målene for hele organisasjonen mens de tar beslutninger om jobbene sine. Organisasjoner må i sin tur bli organiske systemer ved å åpne seg for kontinuerlig utveksling av ressurser og informasjon med omverdenen. Denne utvekslingen bidrar til at organisasjonen og dets ansatte kan forbli kreative og innovative ved å møte sine konkurransedyktige behov samtidig som de er sosialt ansvarlige.
Involverer mennesker i organisasjonen unngår entropi
Bedriftsentropi kan forebygges i organisasjoner ved å sikre at ansatte er involvert i enhetens beslutningsprosesser og at de forstår deres roller i produksjonsprosessen. Ansatte er ofte frontlinjen; de håndterer kundene og er i stand til å bestemme deres behov. Medarbeiderens engasjement hjelper dem med å utvikle eierskap til organisasjonen og hjelper dem med å bli fornøyd med jobbene sine fordi de kan møte sine personlige mål og mål i forbindelse med organisasjonsmål.
