Som prosjektleder, når prosjektet er ferdig, må du sikre at prosjektutfallet oppfyller forventningene. Deretter må du fylle ut noen endelige dokumenter og lukke prosjektet ut. Typiske prosedyrer inkluderer å skaffe godkjenninger, overføre eierskap og frigjøre et produkt til produksjon. Vanligvis logger du deg på et prosjekt som ferdig med å utføre testing for å sikre at teamet har fullført arbeidet og oppdater statusrapporter for å indikere fullføring.
Gjennomføre godkjenningstesting. Uformelle akseptmetoder inkluderer å fullføre en installasjon eller en hendelse. Formelle akseptmetoder inkluderer brukertesting mot kriterier fastsatt tidlig i prosjektplanleggingsfasen. For eksempel omfatter programvareutviklingsprosjekter vanligvis funksjonell, system- og brukertest for å bevise at produktet fungerer som beregnet. Hvis brukerne oppdager at produktet ikke oppfyller deres behov, avviser de leveransen, og revisjoner må gjøres før prosjektgjennomføring kan oppstå.
Opprett et påloggingsdokument. Denne akseptavtalen viser prosjektets suksesskriterier. For eksempel lage en sjekkliste for å teste et rapporteringssystem som er utformet for å muliggjøre opptak av tid brukt på arbeidstakerfrivillig arbeid. Brukere må bekrefte at de kan bruke et intranettbasert skjema for å sende inn og gjennomgå bare deres timer på utvalgte aktiviteter. Ledere bør kun kunne gjennomgå innleveringene fra ansatte under tilsyn. Søknaden skal sende en e-post til både lederen og medarbeideren om å varsle dem om innlevering. Ansatte bør kunne be om at ytterligere aktiviteter legges til skjemaet.
Få endelig godkjenning fra prosjektleder, sponsorer og interessenter. Disse personene kan signere papirkopier av godkjenningsavtalen eller bruke elektroniske maler eller skjemaer, for eksempel de som leveres av Microsoft Office-nettsiden. For eksempel, bruk et InfoPath-skjema for å visuelt vise prosjektstatus ved å bruke betinget formatering som viser og gjemmer bilder basert på prosjektstatusen.
Tips
-
I stedet for papirbasert påloggingsprosedyre, send en e-postmelding. Hvis du for eksempel bruker Microsoft Outlook, trykker du på "CTRL / N" -tastene for å opprette en ny melding. Fra menyen "Alternativer" klikker du på knappen "Bruk stemmeknapper". Velg alternativet "Godkjenn; Avvis". I feltet "Emne:" skriver du en kort beskrivelse av prosjektet du vil at e-mottakeren skal logge seg på. Du kan sette inn ekstra tekst, grafikk eller dokumenter. Klikk på "Send" -knappen. Mottakerne mottar en e-postmelding med direktivet til "Stem ved å klikke Stem på svargruppe ovenfor." Klikk på "Sporing" -knappen på den opprinnelige meldingen for å se hvem som har godkjent og hvem har avvist.
