Til tross for raffinement av dagens datamaskiner og regnskapsprogrammer, forblir den grunnleggende lønnsprosessen nesten det samme som det var flere tiår siden. Svært få bedrifter registrerer og løser fortsatt lønnslister for hånd, men det er viktig for enhver bedriftsleder å forstå hvordan lønnsprosessen fungerer for å kontrollere lønnskostnadene riktig og løse potensielt dyre problemer. Dette gjelder selv om du legger ut lønnsoperasjoner, et populært alternativ. Lønnsprosessen begynner med registrering av den tid ansatte legger inn på jobben. Dette kan være så enkelt som et håndskrevet tidsskrift eller involvere bruk av datastyrte klokker som overfører dataene direkte til en datamaskin som vil behandle lønnslisten. Før ytterligere lønnsbehandlingen kan begynne, må nye ansatte eller de som har endret status, fylle ut et skjema W-4 for unntak av unntak.
Beregning av lønn
Arbeidsgiveren samler alle ansattes tidsposter ved utløpet av betalingsperioden, som kan være ukentlig, hver uke eller annen periode). Det første trinnet i beregningen av lønn er å finne en ansattes bruttolønn, noe som kan være så enkelt som å legge opp arbeidstiden og multiplisere med personens lønnsnivå. Justeringer kan være nødvendig for å inkludere overtid, provisjoner, tips og annen kompensasjon. Kompensasjon for næringsrelaterte utgifter, for eksempel kjørelønn, er ofte inkludert i en ansattes lønnsslipp etter beregning av lønn, fordi disse refusjonene ikke er gjenstand for skatter. Det neste trinnet er å finne en ansattes innskuddsgodtgjørelse. For å gjøre dette trenger du ansattens W-4 og IRS Publication 15 Circular E. Lønnene som er underlagt føderal inntektsskatt, er bruttolønnen minus det totale beløpet av fratrekk.
skatter
Den mest kompliserte delen av lønnsprosessen er å beregne skatter. For lønnsformål faller skatt i to grupper: de som arbeidstakeren betaler og trekkes fra bruttolønnen og de som arbeidsgiver betaler. Ansatte betaler tre føderale skatter: inntektsskatt, trygdeordninger og Medicare. Komplett instruks for beregning av disse skattene finnes i IRS-publikasjon 15. I de fleste stater er det også en statsskatt. Instruksjoner for statlig skatt er tilgjengelig fra statens Institutt for Inntekt eller Beskatning. Arbeidsgiveravgift er arbeidsgiveravgift til Sosial sikkerhet og Medicare, føderal arbeidsledighetsskatt og statsledighetsskatt - FUTA og SUTA. Bruk IRS Publication 15 for å beregne disse. FUTA og SUTA skatter må tegnes sammen fordi det er en kreditt på FUTA for SUTA betalt.
utbetaling
Den endelige tilstanden i lønnsprosessen er å faktisk betale arbeidstakeren og å betale skatt. Å gjøre lønnskontroller er ganske enkelt. Selve selve sjekken er som en annen sjekk. Imidlertid kommer lønnsslipp med lønnsstub, som er en skriftlig oversikt over lønn, skatter og eventuelle andre fradrag eller justeringer. Lønnestammen, fylt ut med hvert element og år-til-dato totals, gis til den ansatte for sine poster. Det er alltid lurt å vurdere lønnsslippene før de distribueres, da feil kan være kostbare. For eksempel vil du ikke finne ut et tastetrykk som har gått glipp av, at en $ 3.000 lønnsslipp utstedes når riktig beløp er $ 300. Send tilbakeholdte skatter til IRS eller staten inntektstjenesten i henhold til instruksjonene.
