Mange organisasjoner har problemer, og å skrive et notat om å løse et problem, bør du følge konkrete trinn.. Før du kan skrive et notat, trenger du all informasjonen om problemet, så vel som de involverte personene. Noen ganger løser et problem et spørsmål om å forbedre kommunikasjonen.
Bestem eller definer problemet er. Ditt notat skal starte med en problemstilling. Dette er et raskt sammendrag av hva problemet er. Sørg for at du plasserer denne informasjonen på enkleste måter, slik at alle involverte vil forstå problemet.
Finn ut mulige årsaker til problemet. Handlingsplanen kan være rettet mot å eliminere årsakene.
Skriv ut hvem og hva som er berørt av problemet. Liste over alle personer og avdelinger som er berørt og forklare hvordan. For eksempel vil et utilstrekkelig datasystem påvirke kundeserviceavdelingen fordi det ikke vil kunne ringe så raskt. Dette kan redusere lønnsomheten til et selskap fordi dårlig kundeservice kan føre til tap av markedsandeler.
Lag en liste over mulige løsninger på problemet. En løsning kan være en komplett oppgradering til datasystemet. En annen mulig løsning er å ansette flere kundeservicerepresentanter for å håndtere overskudd av samtaler på grunn av et dårlig system. Skriv ned så mange løsninger på problemet som du kan komme med.
Anbefal best mulig løsning. Forklar hvorfor metoden du valgte er den beste. Bestem hvem som vil bidra til å implementere det. Din anbefaling bør inkludere kostnadene som skal påløpe. Pass på at løsningen har starttid og sluttid. Skitsere enkeltpersoner eller avdelinger som vil delta i løsningen.
