Bedriftskravsdokumentene forklarer hva en bedrift må gjøre for å løse eksisterende problemer og / eller skaffe seg nye evner. Disse dokumentene beskriver imidlertid ikke hvordan du implementerer løsningen - det er et senere skritt. Bedriftsanalytikere utarbeider kravdokumenter etter å ha utført omfattende undersøkelser om selskapet og næringslivet. Forskningen skal omfatte omfattende kommunikasjon med interessenter som er relevante for omfanget av dokumentet.
Forretningsmål
Selv om knebeskyttelsen av selskapets forretningsmål er "å tjene penger", er målene ofte mer komplekse og kvalifiserte. Et godt sted å begynne å dokumentere forretningsmessige mål er å undersøke bedriftens oppgaveoppgave, som skal forklare selskapets kjerneverdier, markedene der den ønsker å konkurrere, styringsfilosofien og hva den vil oppnå utover å tjene penger. Eksempelvis kan en oppgaveoppgave tyde på at et selskap ønsker å skape innovative løsninger som har betydelig samfunnsverdi.
Identifiseringsområde
Det er viktig å identifisere omfanget av kravdokumentet slik at det adresserer et bestemt problemrom. Dokumentsponsorering er ofte organisatorisk, noe som setter begrensninger på prosjektets omfang. For eksempel kan fraktdepartementet utstede et forretningsbehovsdokument på grunn av et spirende antall kundeklager om sen forsendelse.
Fakta i konflikt med mål
Analytikerens neste oppgave er å dokumentere fakta som er i strid med forretningsmålene. Anta for eksempel at et forretningsmål er å være leder innen et bestemt markedssegment i en bransje. Skulle selskapet miste markedsandeler til konkurrenter i segmentet, vil analytikeren dokumentere fakta, beskrive omfanget av markedstapet, gi mulige årsaker til fenomenet og identifisere ett eller flere forretningsmål som ikke blir oppfylt. For å fullføre denne delen må analytikeren samle et omfattende sett av mål / faktokonflikter, logisk organisert i ulike kategorier innenfor problemområdet.
Gjeldende prosedyrer
Den neste delen av kravet skal detaljere noen aspekter av gjeldende operasjoner og retningslinjer. Det er lett å gå over bord, så en erfaren analytiker konsentrerer seg om aktiviteter som bidrar til problemets omfang. For eksempel kan en analytiker beskrive hvordan et selskap håndterer data og varer fra det tidspunkt en ordre er mottatt til forsendelsesdatoen. Beskrivelsen skal peke på eventuelle ineffektiviteter som bidrar til forsinkelser. Analytikere bruker ulike grafiske verktøy for å vise hvordan data, materiale og kostnader strømmer gjennom organisasjonen. Analytikeren bør også erkjenne eventuelle begrensninger som påvirker nåværende og fremtidige operasjoner.
Organiser for handling
Den endelige delen av forretningskravsdokumentet viser et sett med mål som beskriver hva som må oppfylles for å fjerne konfliktene mellom mål og virkelighet. På dette stadiet må analytikeren motstå fristelsen til å gi detaljert informasjon om hvordan du løser problemene. Eksempelvis kan analytikeren liste "redusere tiden for å godkjenne bestillinger med 20 prosent" som et forretningsbehov, men ikke "installer nytt ordresystem." Analytikeren bør utarbeide en liste og diagrammer over avdelinger og prosedyrer som forretningskravene vil påvirke. Dokumentet skal også inneholde en tidsplan og et budsjett for å spesifisere detaljerte løsninger. Senere vil prosjektdesigndokumentet gi en måte å tilfredsstille kravene til. Før dette kan skje, må prosjektsponsor og andre interessenter godkjenne eller endre bedriftskravene.
