Kildeavgift i California styres av både Arbeidskodeksen, Seksjon 2802 og California Code of Regulations, Tittel 8, Seksjon 13700-13702. Hvis en California-arbeidsgiver krever at en ansatt skal kjøre på en offisiell bedriftsvirksomhet, må den enten gi arbeidstakeren et kjøretøy, for hvilket alle utgifter er dekket, eller tilbakebetale arbeidstakeren til kostnaden for kjøring. California lov gir litt fleksibilitet for arbeidsgivere i å bestemme nøyaktig hvordan du skal tilbakebetale ansatte for kjørelengde og kjørelaterte utgifter.
Grunnleggende kjørelønn
I henhold til California lov er kjørelønn refundert som beløpet betalt til ansatte for alle de "nødvendige kostnadene som oppstår i operatørkjøretøy levert av arbeidstaker for arbeid." Tilbakebetaling av kjørelengde er ikke begrenset til gasskostnader, men skal kompensere medarbeider for tilleggsfaktorer som avskrivning på kjøretøy, reparasjoner og forsikringskostnader. Medarbeiderens faste pendling er ikke kompensabel, med mindre arbeidsgiver legger restriksjoner på arbeidstaker under pendlingen, krever at arbeideren er tilgjengelig for arbeid eller leder ham til å utføre arbeid på reisen. California lov krever at en arbeidsgiver opprettholder daglige journaler om refunderbart kjørelengde, og mandater også at refusjonsbetalinger må skje innen utgangen av måneden som følger etter måneden hvor kjøringen oppstod eller når arbeidstaker innleide kravet. I Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) fant retten at det er tre akseptable måter at en California-arbeidsgiver kan refundere kjørelengdeutgifter - metoden "faktiske utgifter", "kilometeravgift" -metoden og "engangsbeløpet" "metode.
'Faktisk kostnad' Metode
I den faktiske utgiftsmetoden må ansatte legge inn detaljerte regnskapsposter til arbeidsgiveren. Disse regnskapene vil utgjøre de faktiske utgiftene for hver av de refunderbare komponentene i drift av et kjøretøy, og vil måtte inkludere prorated utgifter som dekk, olje, forsikring og avskrivninger. Arbeidsgiveren må beregne den delen av den totale kjøretiden som var arbeidsrelatert, og bruk den prosentandelen til å beregne de fremstilte beløpene. Ansatt vil også gi gasskostnader. Selv om denne metoden er trolig den mest nøyaktige, krever det detaljert rapportering av den ansatte, og tidskrevende faktakontroll av arbeidsgiveren.
"Kilometertilskudd" Metode
For å redusere rapporteringsbyrden noe, men likevel gi rettferdig tilbakebetaling til ansatte, kan arbeidsgivere bruke kilometertilskuddsmetoden. Denne metoden gir en månedlig refusjon av utgifter basert på Internal Revenue Service kjørelønn, som California Department of Labor Standards Enforcement har uttalt, er en rimelig refusjonskurs for alle utgifter som påløper i kjøring. Hvis ansatte eller arbeidsgiver er uenig om at satsen er akseptabel, kan betalingen avvike fra IRS-satsen - men byrden er på klagende parti for å bevise hvorfor det burde være tilfelle. Under kilometertilskuddsmetoden må rekordene for hver kjøredrift og datoen kjøringen foregikk, fortsatt holdes.
'Lump Sum' Metode
"Lump sum" -metoden for refusjon gjør det mulig for en arbeidsgiver å kompensere ansatte for kjøringskostnader ved å øke sin samlede kompensasjon. Dette kan være en spesifisert betaling - ofte referert til som en "automatisk godtgjørelse" - eller en økning i grunnkompensasjonen. Hvis arbeidsgiveren øker basen eller provisjonen, er det arbeidsgiverens ansvar å identifisere kompensasjonsbeløpet som er ment å refundere arbeidstakeren for kjøretøyutgifter. Engangsbeløpet kan være egnet der ansatte ofte gjør de samme reiser for arbeidsrelaterte grunner.
