Forsendelsesprealerer er merknader gitt til kjøpere av varer for å fortelle dem at en forsendelse er på vei. Disse prealerts brukes hovedsakelig med oversjøisk frakt, men mange andre selskaper med kun innenlands virksomhet kan også bruke disse. En forsendelsesprealert sendes ofte med faks eller e-post til kunden mottar varer flere dager før forventet ankomstdato. Denne varsel tillater kundetiden å forberede seg på ankomst.
Forstå formålet med en forsendelse prealert. Mange selskaper sender en prealert ut av høflighet til kunden. Det holder kunden informert om leveringsdetaljer om forventede forsendelser. Hvis du er et selskap som leverer varer, gi kundene dine en varsel om dette.
Bestem metoden for å sende varselet. Den vanligste metoden som brukes til å sende varsel om prealert varsel er via e-post.
Tittel varselet. Inkluder tittelen "Forsendelse Prealert" på toppen av varselet. Hvis du sender varselet via e-post, skriv dette også i emnelinjen. Ta med en kort uttalelse som forteller kunden at dette fungerer som varsel om at de bestilte varene er på vei.
Oppgi detaljene i bestillingen. En forsendelsesprealert skal angi flere viktige opplysninger. Det skal tydelig angi firmanavnet ditt for å umiddelbart informere kunden om hvem som sender denne kunngjøringen. Inkluder type forsendelsesmetode som brukes, sporingsnummer og forventet ankomstdato.
Inkluder eventuell fortollingsinformasjon. Når varer sendes utenlands, er det flere viktige dokumenter som kreves for ferdigstillelse. Disse skjemaene blir vanligvis fullført av avsenderen og transportøren av varene. Tolldokumenter sikrer at varene vil kunne ryddes gjennom toll. En forsendelse prealert inneholder denne informasjonen for å vise kunden at de riktige skjemaene er fullført. Hvis disse skjemaene ikke er fullført korrekt, kan det oppstå et problem med forsendelsen.
Fest andre viktige dokumenter. Med en forsendelsesprøve legges mange firmaer ofte på visse dokumenter, som kan inneholde en konnossement, handelsfaktura, pakningsliste eller sikkerhetsdatablad, referert til som MSDS.
Ta med kontaktinformasjonen din. Dette er en av de viktigste detaljene en forsendelse inneholder. Dette består hovedsakelig av et telefonnummer for kunden å ringe dersom noen spørsmål, bekymringer eller problemer oppstår.
