Det formelle navnet på et budlistebrev er et "forslagsbrev". Denne typen brev skal skrives kortfattet og holdes i maksimalt to sider i lengden. Utvikle en forespørsel om forslag til å beskrive prosjektparametrene, forventede resultater, tidsplaner og milepæler i detalj. Hensikten med brevbrevet er å treffe hovedbeskrivelsene og kravene på en synopsis måte.
Elementer du trenger
-
Ordbehandlingsprogramvare
-
RFT (valgfritt)
-
Lenker til nettstedet for RFP, Application (valgfritt)
Åpne brevet med en kort hilsen og kunngjør tittelen på budprosjektet. Opprett en overskrift merket "Beskrivelse" etter åpningshilsen. Bruk denne overskriften til å kortfattet beskrive jobben i tre avsnitt eller mindre, slik at den leser mer som en oppsummeringserklæring. Ta med et jobbnummer for prosjektet.
Opprett en overskrift med tittelen "Spesifikasjoner." Bruk dette området til å utarbeide krav som tekniske spesifikasjoner vedrørende størrelse, elektriske behov, plassering og annen relevant informasjon som budgivere må vite for å gi et nøyaktig estimat.
Opprett en overskrift med tittelen "Kvalifikasjoner". Bruk denne delen til å beskrive kvalifikasjoner som kreves for tilbudsgivere, for eksempel å ha minimum antall år i virksomheten, spesifikke type (r) lisens (er) som kreves, evnen til å demonstrere tilstrekkelige forsikringsbeløp og typen (er) av forsikring jobben kan kreve. Statlige preferanser gitt til minoritets- eller kvinne-eide bedrifter (hvis aktuelt) og andre obligatoriske juridiske språk som din virksomhet eller avdelinger må oppgis på alle budbrev.
Merk en overskrift med tittelen "Budsjett" for jobben (hvis aktuelt). Oppgi maksimumsbeløpet for prosjektet, slik at alle søkere vil være oppmerksomme på ditt maksimale budsjettbeløp.
Lag en overskrift merket "Leveranser" og skriv en kort redegjørelse om forventede jobbleveranser som må oppfylles. Informer prospekter om at en detaljert uttalelse om leveranser vil bli inkludert i full RFP for jobben.
Skriv en overskrift med tittelen "Deadline" og under overskriften angi ønsket dato for ferdigstillelse. Inkluder en sammenbrudd av milepældatoer (hvis aktuelt) eller la milepældetaljer for RFP.
Opprett en "Samples" header (hvis aktuelt) og angi hvordan budgivere skal sende inn prøver av tidligere arbeid, for eksempel via elektroniske digitale bilder i JPEG- eller GIF-format eller som vedlegg sammen med deres formelle søknad.
Opprett en "Referanser" header og angi antall referanser som kreves og hvilken type kontaktinformasjon du trenger, for eksempel et navn, tittel, telefonnummer og e-postadresse.
Sett inn en hyperkobling på brevet, slik at søkere kan koble til en formell online søknad, og en egen hyperkobling for RFP (hvis nødvendig). Legg til en lenke for ditt nettsted og ta med RFP og søknad på nettstedet ditt, som kan formateres som en PDF for søkere å laste opp til datamaskinen.
Tips
-
Oppgi en dato for et spørsmål og svar på en stor budsjettjobb, og for å minimere antall oppfølgingstelefoner og e-postmeldinger du mottar, slik at du kan svare på spørsmål om gangen. Ta med et kontaktnavn og oppgi om budgivere skal bruke telefon eller e-post for å sende inn flere spørsmål.
