Ansatte tidsplaner er avgjørende for registrering av lønn, tidsavbrudd og ansattes fravær. Mange arbeidsgivere lagrer sine ansatte tid og lønn poster som en sikkerhetskopi til lønn prosesseringsmetode. Historiske poster er nyttige hvis du må dobbeltsjekke arbeidstakers lønn, skattefradrag og lønnsfradrag. Men føderale lover mandat hvor lenge arbeidsgivere må opprettholde en ansettelsesrekord, som inkluderer perioden for hvilken arbeidsgivere også skal opprettholde tidsrekord. I henhold til føderale lover bør arbeidsgivere beholde tidsplaner i minst to år.
Sysselsettingsposter omfatter opplysninger om arbeidstakerens oppgaver, ytelse, disiplin eller korrigerende tiltak, samt eventuelle kontrakter eller avtaler, som for eksempel en kollektiv avtale eller arbeidsavtale. Kompensasjonsinformasjon er også en del av en ansattes rekord, sammen med tidsposter som vanligvis inneholder personlig informasjon som arbeidstakerens personnummer, lønnsfradrag, unntatt eller ikke-eksplisitt klassifisering, ferie eller betalt avdragsrente, og i noen tilfeller overtid eller differensiell lønnshastighet.
Tidsskrifter er sysselsettingsrekorder
Avhengig av arbeidsgiverens registreringspraksis er tidsplaner en del av ansettelsesoppgaven eller lagret separat som lønnsposter. Uansett blir tidsposter og tidsplaner ansett som en ansettelsesrekord og er derfor underlagt visse lover som forplikter arbeidsgivernes opptaksforpliktelser.
Fair Labor Standards Act
Arbeidsgivere som er underlagt arbeidslivslovensloven må følge forskrift om minimumslønn, overtidslønn, unntatt og ikke-eksplisitt klassifisering og oppbevaring av alt som gjelder arbeidstakers lønn. FLSA krever ikke et bestemt format for å opprettholde ansattes tidsskrifter, men byrået krever at arbeidsgivere opprettholder viss detaljert informasjon om ikke-eksplodert arbeidstids tid og lønn.
Opptaksbevaring
Registrering av lønnsoppgavene og arbeidsavtaler er tre år. For tidsskrifter og registre som inneholder spesifikk informasjon som arbeidstid, fradrag, tilbakeholdenhet og andre detaljer, er kravet to år. Beste praksis for menneskelige ressurser vil sannsynligvis anbefale å opprettholde alle poster vedrørende lønn og godtgjørelse i tre år, fordi det er betydelig overlapping mellom poster arbeidsgivere må beholde i to år og registrerer at arbeidsgivere må beholde i tre år.
Det er separate krav til hvilke typer registre arbeidsgivere bør opprettholde for fritatte arbeidstakere; Det er imidlertid i arbeidsgivernes beste å opprettholde registre på lignende måte og i like tid. Gjør det til fordel for arbeidsgivere dersom det oppstår spørsmål knyttet til sammenligninger mellom fritatte og ikke-spiste arbeidstakere. Når arbeidsgivere holder unntatt medarbeideroppføringer basert på en helt annen prosess enn ikke-spredte medarbeidere, er det vanskelig å rettferdiggjøre HR-praksis angående fritatt vs ikke-betalte lønn dersom registre ikke opprettholdes på en konsekvent måte i samme lengde.
EEOC Recordkeeping Regler
Den føderale regjeringen gjør det enkelt for arbeidsgivere å finne ut hva de trenger for å beholde og i hvor lang tid ved å etablere lignende reglene for registrering av tverrbyråer. US Equal Employment Opportunity Commission håndhever antidiskrimineringslover og som en del av sin håndhevelsesmyndighet krever det at arbeidsgivere opprettholder lønn og andre stillingsoppgaver i tre år. Faktisk sier EEOC at opptegnelser som kan bli en del av et krav i henhold til lik lønn loven, bør beholdes i minst tre år. Sysselsettingskort, inkludert tidsregistreringer som er en del av en offisiell ansvar for diskriminering, må beholdes til endelig oppløsning.
