Noen mennesker kan ikke ta godt av kritikk, men som en profesjonell er det den eneste måten å vokse på. Bedrifter og akademiske avdelinger kan ha nytte av å ha eksterne anmeldere kommet inn og gi ærlig tilbakemelding om hvordan man kan forbedre den daglige driften. Etter gjennomgang vil anmelder skrive et detaljert faglig brev for å gi tilbakemelding på bestemte områder der en virksomhet mangler.
Start med et profesjonelt brevpapir
Skriv ditt tilbakemeldingsbrev på et profesjonelt brevhode. Brevpapir etablerer dine faglige legitimasjonsbeskrivelser og skaper et solidt, troverdig utseende. Skriv "Kjære Ms./Mr. (Tilsynsførerens navn)" etterfulgt av et kolon. Hopp over et annet linjeplass. Skriv inn full dato. Hopp over et linjeplass.
Si takk og gi en gratis erklæring
Start brevet ved å takke veilederen for muligheten til å besøke etableringen. Detalj noen gjestfrihet du spesielt verdsatt. Lag en samlet gratis uttalelse som kort oversikt over bestemte områder som var godt utført eller veldrevet i organisasjonen. Dette vil skape positive følelser blant de som får tilbakemelding. Selv om den generelle evalueringen din var svært negativ, kan du alltid finne noe positivt og konstruktivt for å påpeke.
Gi en analyse og spesifikk tilbakemelding
Gi en punkt-for-punkt-analyse av hver seksjon av organisasjonen eller avdelingen. For eksempel, hvis evalueringen din var av et universitetets engelskavdeling, kan du begynne med å evaluere avdelingshode. Gi svært spesifikk kritikk og tilbakemelding på hvordan hun oppfyller hvert av hennes ansvar.
Styrker og kritikk
Detaljstyrker for å beholde så vel som elementer som kan være mer effektive og gi konkrete forslag til hver kritikk. Hvis du for eksempel merker at avdelingshodet har blitt sent i instruktørevalueringer, kan du skrive: "Instituttleder gir svært grundige og detaljerte evalueringer, men evalueringene blir ofte sent, kanskje som følge av hennes ønske å skrive svært omfattende evalueringer. I fremtiden bør hun vurdere å utelukke uønskede detaljer for å redusere mengden tid hun trenger for å fullføre rapportene."
Dette eksemplet er ikke sjenert fra å gi en direkte kritikk, men det komplimenterer regissøren for sin grundighet samtidig, enn å fokusere utelukkende på hennes manglende evne til å gjøre evalueringer til rett tid.
Vurder, gjennomgå og kritisere hver avdeling
Vurder hver avdeling, og deretter hver nøkkelansatt i avdelingen. Vurder grundig gjennom hver avdelingens funksjoner og hvor godt nøkkelpersonene utfører disse funksjonene. Gi en helhetsvurdering av de negative elementene du oppdaget, og skriv en handlingsplan for avdelingen for å løse dem. Denne planen vil inkludere elementer fra all kritikken du pekte på i de enkelte kritikkene. Ta med en detaljert forklaring på avdelingens betydelige styrker, inkludert komplimenter for nøkkelansatte som utfører svært godt. Diskuter hvordan avdelingen kan bygge på disse styrker.
Lukking av tilbakemeldingsbrevet ditt
Gi en kort samlet vurdering av avdelingen med både de betydelige styrker og svakheter som følger med. Avslutt ved å takke veilederen igjen, og gi kontaktinformasjonen din dersom veilederen har flere spørsmål. Lukk brevet med en gratis, lukk uttrykket som "Vennlig hilsen" og ditt fulle navn. Tegn over ditt skrevet navn i blått eller svart blekk.
Ikke glem ytterligere kopier
Lag flere kopier av brevet. Behold en kopi for dine poster. Send en ekstra kopi til veilederens sjef hvis de ba om en. Send originalen direkte til veilederen.
