Finansdepartementet er en integrert del av en organisasjon, og gir drivstoffet for å holde det fremover. Ved å kommunisere, administrere penger klokt og holde seg informert om tilgjengelige muligheter, kan finansdepartementene sikre en jevn strøm av midler inn i organisasjonen.
Utvikle et nøyaktig budsjett
Finansdepartementene streber etter å utvikle et realistisk budsjett som tydelig indikerer hva organisasjonen vil bruke. På den måten hjelper de alle grener av organisasjonen til å planlegge sine aktiviteter. Budsjettet må tydelig vise hvor mye avdelinger kan bruke på hver bestemt aktivitet eller nødvendighet, for eksempel nytt utstyr. For å skape et nøyaktig budsjett må finansavdelingen kommunisere effektivt med lederne til andre avdelinger for å avgjøre hva de trenger og endre urealistiske mål.
Koordinere med andre avdelinger
En finansdepartement må også strebe etter å samordne strømmen av midler med organisasjonens aktiviteter, ved hjelp av langdistanseplanlegging, mens du forbereder kortsiktige behov. Dette innebærer timing, og sørger for at organisasjonen har tilstrekkelige midler til sine aktiviteter når det trengs. Med andre ord, hvis en organisasjon vil motta et stort stipend i november, men trenger midler til et nytt prosjekt i juli, bør finansdepartementet og andre avdelinger diskutere om de kan få tilstrekkelige midler eller bør starte prosjektet senere.
Procure Funds
Finansdepartementet må bestemme hvor mye gjelden organisasjonen skal ha, med tanke på evnen til å betale tilbake den gjelden. Avdelingen må da avgjøre hvilke finansieringskilder som lån, aksjer og tilskudd som best vil møte organisasjonens behov og hensikt. Deretter må det undersøke de tilgjengelige mulighetene og rentene, hvis det er aktuelt, og søke om disse mulighetene. På samme måte bør finansavdelingen investere midler som den mottar med omhu for å få dem til å vokse.
Betal av gjeld
Finansdepartementet må betale tilbake sine organisasjoners kreditorer rett og slett. Dette viser kreditorer som organisasjonen kan stole på og har forvaltet sine midler klokt, noe som gjør dem mer sannsynlig å fortsette å investere i organisasjonen. Videre må finansavdelingen bestemme hvor mye av overskuddsmidler som skal deles mellom aksjonærene for å oppmuntre til å investere.
Opprettholde gjennomsiktighet
En finansavdeling bør streve for åpenhet i virksomheten, slik at investorer, kunder eller andre tilknyttet organisasjonen vet at de kan stole på staben. Dette betyr å gi grundig og nøyaktig økonomisk informasjon til alle interessenter. For å nå dette målet skal avdelingen følge nøye med alle transaksjoner og kommunisere tydelig med alle som ber om informasjon.
