Opprettholde en liten pengefond er 90 prosent rekordføring. De andre 10 prosent kontrollerer hvem som har lov til å få tilgang til midlene. Uansett hvilken type virksomhet du er i, og uansett hva du bruker små penger for, følger disse to prinsippene sammen med noen enkle budsjetteringsprosedyrer, holde likvide fondet balansert.
Filbevis for alle kjøp
Når du driver en liten pengefond, er det første du trenger å gjøre, å etablere et effektivt og funksjonelt rekordbehandlingssystem. Du bør få kvitteringer og fakturaer for hver enkelt transaksjon hvor småkasser brukes og gjør kopier av dem. Dette sikrer at du har to separate filer hvis du mister kvittering. Ikke bare kvitter dine kvitteringer i en mappe, men arkiver dem kronologisk og vurder å legge kvitteringene i separate mapper for hver måned.
Etablere akseptable bruksområder for små penger
Ikke bruk småbeholdninger uansett. Du bør ha spesifikke retningslinjer angitt for hva du kan bruke penger for og hva du ikke kan. For eksempel vil kjøp av alkohol med midler vanligvis være en uakseptabel bruk, selv om alkoholen var for en bedriftssponsorert sosial begivenhet. For å beskytte deg selv og alle andre som har tilgang til kontanter, bør du ha skriftlige regler om hva som er akseptable utgifter.
Kontroll tilgang
Hold alltid småbehandlingsfondet låst opp. Du kan holde den i alt fra en skuff til et skap til et trygt, men unngå å holde det i bærbare bokser eller andre oppbevaringsbeholdere som kan flyttes eller transporteres lett. Ikke gi ut nøkler eller kombinasjoner til flere enn noen få personer. Ideelt sett bør du bare gi en eller to personer en nøkkel, og ha noen andre spør disse nøkkelholdere for eventuelle penger de trenger.
Utfør periodiske revisjoner
For å sikre at småpengene dine brukes riktig, utfør periodiske revisjoner. Effektive revisjoner er uanmeldt, og hensikten er å foreta en tilfeldig gjennomgang av regnskapene, regnskapsprosedyrene og kontrollen av småkassefondet. Uten revisjoner kan små penger være utsatt for misbruk eller dårlig ledelse. Den enkleste måten å utføre en revisjon er å ha en leder som ikke har tilgang til kontantkontrollen på fondet noen få uker eller så.
