Når noen går bort, er det et fidusielt ansvar for arbeidsgiveren å korrekt rapportere utbetalinger til boet eller mottakeren i dødsåret på 1099-Misc eller 1099-R i samsvar med reglene for Internal Revenue Service. Disse betalinger er skilt fra en W-2, og vil tjene som inntektsdokumenter som vil bli brukt av boet eller mottakeren når det er på tide for dem å legge inn egne skatter. 1099-Misc vil bli arkivert av en arbeidsgiver, mens en 1099-R vil bli innlevert av en pensjonsordning, som en kommunal pensjonsordning.
Fyll ut betalarinformasjonen. Dette inkluderer firmaets navn, adresse, by, stat og postnummer samt Federal ID, eller Tax Identification nummer. Dette er et ni sifret nummer med to siffer, et dash, deretter etterfulgt av syv siffer, funnet øverst til venstre på 1099-Misc eller 1099-R-skjemaet.
Fyll inn mottakerinformasjonen. Dette vil inneholde navn og adresse på boet eller mottakeren, sammen med hans føderale ID eller personnummer. Dette er funnet like under mottakerinformasjon på skjemaene. Hvis det er et tilgrensende kontonummer, bør dette inkluderes i linjen som følger med.
Fyll ut beløpet som ble betalt. For 1099-Misc, vil dette være i boks syv av "Ikke-ansattes kompensasjon." For 1099-R vil dette være i boks ett med tittelen "Brutto distribusjon".
Fyll inn eventuelle fradrag som ble fjernet fra betalingen. Både 1099-Misc og 1099-R har plasser for føderale, statlige og lokale skatter. Basert på individets skattekonsoll, og statens og lokale skattekoder, må penger fjernes og noteres i disse boksene tilsvarende. For eksempel, hvis betalingen var $ 10.000 og den avdøde var i 28 prosent føderale skattekonsoll, hadde hans stat en seks prosent inntektsskatt og lokalbyen belastet en prosent av inntektsskatt, da den føderale boksen ville ha $ 2.800 fjernet, staten $ 600 fjernet og lokale $ 100 fjernet.
Fyll ut andre bokser. Vanligvis er disse mindre vanlig brukt på både 1099-Misc og 1099-R-formene. For eksempel, dersom den avdøde mottok en gevinst ved salg av aksjeandeler, måtte det bli notert i den aktuelle boksen. Dersom arbeidsgiveren foretok forsikringspremiebetalinger på vegne av den avdøde, og pengene ikke var skattepliktig, måtte dette beløpet noteres i boksen som er angitt på skjemaet.
Oppbevar og send 1099-skjemaet. En kopi av 1099 vil bli lagret for dine poster. En kopi vil bli sendt til mottaker eller eiendom av den avdøde.
Send en 1096-skjema til IRS. En 1096 er en form som kombinerer alle 1099-tallene som en arbeidsgiver sender ut. Det er en måte å konsolidere mengden papirarbeid IRS mottar. På 1096, hele beløpet av føderal skatt som du betalte sammen med resten av bedriftens avkastning.Hvis virksomheten er i følgende stater: Alabama, Arizona, Arkansas, Connecticut, Delaware, Florida, Georgia, Kentucky, Louisiana, Maine, Massachusetts, Mississippi, New Hampshire, New Jersey, New Mexico, New York, Pennsylvania, Rhode Island, Texas, Vermont, Virginia eller West Virginia, så er postadressen:
Institutt for Treasury Internal Revenue Service Center Austin, TX 73301
Hvis virksomheten er i følgende stater: Alaska, California, Colorado, District of Columbia, Hawaii, Idaho, Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Maryland, Michigan, Minnesota, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Carolina, South Dakota, Tennessee, Utah, Washington, Wisconsin eller Wyoming, mail 1096 til:
Institutt for Treasury Internal Revenue Service Center Kansas City, MO 64999
