Faktureringssystemet er hjertet av virksomhetens kundefordringer. Fakturaer utarbeides basert på produkter eller tjenester som selges. Data fra fakturaen tilsvarer salgstidspapirer, kundenes kontoopplysninger, kundefordringer og kontokontoer, blant annet forretningsdata.
Elektronisk og Manuell
Programvaresystemer som brukes til fakturering, krever at småbedrifter skal legge inn opprinnelige data før de skriver ut fakturaer. Hvert system krever ulike variabler og vil be brukeren om hva som trengs. Systemet vil da elektronisk integrere dataene i kundefordringer. I motsetning til at når man setter opp et manuell system, bestemmer småbedriftseieren eller bokholderen hva som trengs og formulerer dette som en del av regnskapssystemet tilsvarende. Uansett om småbedriften leverer tjenester eller selger produkter, er en av de første trinnene i å sette opp et faktureringssystem å avgjøre hva som skal inkluderes på fakturaen i tillegg til så grunnleggende som kontaktinformasjon.
Nummeringssystem
Hver faktura bør inneholde et unikt identifikasjonsnummer basert på kronologisk rekkefølge eller ved kundenummer. Uansett hvor små bedrifter velger, kan disse unike tallene brukes til å referere til en bestemt faktura i fremtiden.
Faktura
Under beskrivelsesdelen av fakturaen vil bokholderen legge til spesifisert informasjon slik at kunden vet nøyaktig hva fakturaen dokumenterer. For eksempel er en faktura for service som bare sier "serviceanrop" for vag for enten kunden eller den lille virksomheten å bruke til senere referanse. Men hvis beskrivelsen sier noe mer spesifikt, for eksempel "Endrede filtre, rensede vifter, testet tenning", vet både kunden og tjenesteleverandøren nøyaktig det utførte arbeidet. Hvis gebyret er per tjeneste eller i timen, bør denne detaljene være inkludert i beskrivelsen. Når fakturaen gjelder for produkter, inkludere mengder og pris per enhet. Denne informasjonen tilsvarer oppføringer i salgskatalogen.
Kredittvilkår
Bestem kredittvilkårene kunder vil bli tilbudt og inkludere dette på fakturaen. For eksempel, hvis betalingen forventes omgående, skal fakturaen bære notatet "Nett forfalt ved mottak." Under salgsprosessen, hvis kunden ble fortalt at han ville ha 30 dager å betale, inkluder dette som forfallsdato på fakturaen.
Ta med alt sammen
Faktureringssystemet er fullført når det passer riktig sted i regnskapsprosessen. Etter at fakturaene er utarbeidet, er det på tide å samle kundefordringer. En kopi av hver faktura sendes til kunden, og virksomheten beholder en kopi. Det fakturerte beløpet legges ut på kundens konto i salgskortet. Når betalingen er mottatt, blir beløpet trukket fra kundens konto i salgskortet og lagt til virksomhetens kontantkonto. Ved utgangen av måneden kan småbedriftseieren vurdere kontoene for å merke eventuelle utestående fakturaer og behovet for å følge opp med å søke betaling, for eksempel å sende en andre kopi av fakturaen merket "forfallsdato".
