For nye bedriftseiere er datafilhåndtering en oppgave som ofte blir utsatt eller ignorert. Men de fleste bedrifter jobber med, lagrer, henter og lagrer mye data i form av datafiler. Hvis det er tilfelle for virksomheten din, trenger du en brukbar filstruktur, en tilnærming til filnavnet som er lett å forstå og mer. En sterk oppretting, lagring, organisering og sikkerhetskopiering vil hjelpe deg med å skalere virksomheten din når den vokser.
Tips
-
Driftsfiladministrasjon er en sterk oppretting, lagring, organisering og backupprosess for din forretningsinformasjon som vil hjelpe deg med å skalere virksomheten din når den vokser.
Hvorfor filhåndtering er kritisk for bedriften din
Hvis du lanserer en ny bedrift, er det fristende å overse filbehandling. Du har sannsynligvis ikke så mange datafiler til å begynne med, og det er utvilsomt mange andre presserende saker som krever oppmerksomheten.
Imidlertid tar tid for å etablere et smart filhåndteringssystem fra starten utbetalt utbytte i årene som kommer. Et skalerbart, organisert system for filer vil vokse med firmaet ditt, holde filene dine trygge og velordnede selv når antallet av disse filene øker eksponentielt.
Alternativt kan utsette filbehandling skape et rotete, ubøyelig system som koster tid og effektivitet. Å vedta et riktig system på det tidspunktet vil være ekstremt kostbart og involvere vanligvis dyre konsulenter og tilleggsutstyr.
Et filhåndteringssystem som er lett å forstå, lett å arbeide med og enkelt å utvide, er et verdifullt forretningsmessig aktivum.
Opprette en filstruktur
Hvordan virksomheten din velger å organisere datafiler, vil påvirke daglige funksjoner, prosjektledelse og kundeforhold i årene som kommer. Hvis du ikke raskt kan finne og hente det riktige dokumentet, kan virksomheten din til slutt miste klienter eller omdømme.
Den beste måten å organisere filer på, varierer fra bedrift til bedrift. Tenk først om hvordan virksomheten din vil skape og jobbe med dokumenter før du velger en organisatorisk eller hierarkisk tilnærming.
Den interne filstrukturen kan være bred og grunne eller smal og dyp. Den første tilnærmingen skaper mange toppnivåmapper og færre undermapper. Dette kan føre til at mange dokumenter lagres i flere mapper. Den andre tilnærmingen rangerer flere mapper i overordnede mapper. Hybridstrukturer kan også opprettes for å finne en balanse mellom disse to typer hierarkier. Personlig preferanse og forretningsbehov bør diktere den spesifikke tilnærmingen.
Med økningen i filadministrasjonstjenester som hjelper deg med å finne filer lettere ved søk, har noen personer og bedrifter forlatt filmapper helt og dump alle dokumentene i en hovedmappe. Dette er unødvendig. Enhver virksomhet vil skape flere dokumenter om et år enn det som lett kan håndteres av en slik flat struktur. Det er viktig å lage en slags fil organisasjonsstruktur som hjelper kategorisere filene dine, noe som igjen gjør dem enklere å finne.
Uansett hvilket system du velger å implementere, skal være enkelt å bruke, sikkert og pålitelig. Tenk på hvem som skal skape og jobbe med disse filene, og deretter vurdere hvordan deres arbeid trenger bedre kan møtes med en filstruktur.
Et annet viktig aspekt ved brukervennlighet er tilgjengelighet. Hvis dine primære dokumentarbeiderne trenger tilgang til dokumenter på mobilenheter, er det viktig å tenke på hvordan disse dokumentene vil bli oppført, åpnet og jobbet sammen med disse enhetene når du etablerer en filadministrasjonspolitikk. Videre vil du ønske å vedta en filhåndteringsmetode som holder filer synkronisert på tvers av alle enhetene.
Til slutt, inkludere filoppdateringsplaner i filhåndteringssystemet. Ideelt sett bør du opprette flere sikkerhetskopier av filene dine. Disse sikkerhetskopiene skal lagres på forskjellige datamaskiner, hvorav minst en ikke er lokalisert på arbeidsplassen din. Pass på å spesifisere hvem som sikkerhetskopierer, hvor ofte og med hvilken teknologi i datamaskinens filhåndteringssystem.
Finne de datafilene du trenger
Navngivningskonvensjoner og filstruktur bør hjelpe til med å finne og hente riktig dokument raskt når det trengs. Filnavn som inneholder tilfeldig serie alfanumerikk, eller til og med konvensjoner som "DATE + CLIENT NAME", kan være forvirrende og hindre gjenfinning.
Filnavn skal være fornuftig for alle brukere og identifiserer enkelt type, formål og grunnleggende innhold i hver fil.
I tillegg til en konsekvent filnavnkonvensjon, bør du vurdere å legge til et filbehandlingssystem. Dette er en type dataprogram som hjelper til med å lagre og organisere filer. Det kan tilby funksjoner som gjør det mulig å spore eieren og påfølgende brukere, dato for opprettelse og siste modifikasjon og andre data som kan hjelpe deg med å jobbe med og vedlikeholde filene dine.
Filadministrasjonstjenester som Dropbox og Google Disk kan hjelpe deg ved å gi et mer søkevennlig layout og grensesnitt. I stedet for å huske kompliserte filstrukturer eller navngivningskonvensjoner, kan du bare søke etter det du trenger.
Sette selskapets retningslinjer i skriving
Når struktur- og navngivningskonvensjonene er avgjort, lager du et utkast til dokument for virksomheten din som beskriver alle spesifikasjonene for å jobbe med datafiler du har valgt. Selv om du er din eneste ansatt, kan det ikke alltid være tilfelle. Et formelt dokument som beskriver retningslinjer for datafilhåndtering vil hjelpe deg hvis du utvider og ansetter ansatte i fremtiden. Det vil også hjelpe virksomheten din til å opprettholde en konsistent filadministrasjon og sikre sikkerheten til dine verdifulle filer.
