Kontraktsbud er en integrert del av prosessen med å tildele enten private eller offentlige kontrakter til kvalifiserte selskaper. Bedrifter, byråer og enkeltpersoner annonserer prosjekter som de trenger gjort ved å legge inn kravene og åpne prosessen for å by på. Entreprenører som kan oppfylle jobbkravene leverer kontraktsbud som beskriver hvordan de foreslår å fullføre prosjektet og til hvilken pris. Etter at budsjettperioden er over, blir kontrakten tildelt den laveste budgiveren. Kontraktsbud kan dekke et bredt spekter av tjenester, inkludert byggearbeid, leverandører, elektriske, rørleggerarbeid og offentlige prosjekter. De største kontraktsbudsektoren er i føderale, statslige og lokale myndigheter der kontraktsbudgivning vanligvis krever lov.
Funksjon
Funksjonen i et kontraktsbud er å skape en rettferdig kontraktsgivende prosess. Kontraktsbud gir tillatelse til enhver bedrift som kan oppfylle kravene til selskapet eller byrået som tilbyr kontrakten en sjanse til å prøve å lande jobben uten å måtte bekymre seg om partisanship eller urettferdig konkurransepraksis. Kontraktsbud gir også noen som søker en entreprenør for å få jobben til lavest mulig pris. Dette oppfordrer til konkurranse, noe som er viktig i en åpen markedsøkonomi. I forhold til statlige og føderale kontrakter, hjelper prosessen med å holde tildelingen av kontrakter i det offentlige øye og spare skattebetalers dollar.
typer
Kontraktsbud er utformet for å tilfredsstille kravene til de tre grunnleggende typer kontraktsbudsforslag. Noen kontraktsbud er forseglet og andre er åpne for revisjon. De tre typer kontraktsbud er: Invitasjoner til bud (IFP) er også kjent som forseglede bud og brukes generelt av selskaper eller byråer som ser etter leverandører eller byggeservice. IFP-forslaget inneholder kontraktsspesifikasjonene og tilbudsgivere må oppfylle disse kravene for å kunne bli vurdert. Disse typer kontraktsbud er forseglet så snart de er levert og kan ikke endres under eller etter budprosessen. Mangelen på forhandling gjør dette til en svært konkurransedyktig form for kontraktsbud, der kontraktsinnehaveren opprettholder tett kontroll over hele prosessen. Request for Quote (RFQ) ligner en IFP der kontraktsspesifikasjonene er omtalt grundig i forslaget. Men med en RFQ, kan kontraktsbydere møte med firmaet eller byrået før du sender inn et bud for å stille spørsmål eller diskutere ulike problemer. Disse budene er noen ganger åpne for revisjon og modifisering etter at de er sendt inn. Forespørsel om forslag (RFP) er et kontraktforslag som vanligvis brukes til en spesialisert tjeneste der det er vanskelig for en kontraktsinnehaver å anslå et bestemt dollarbeløp. Selskapet eller byrået som tilbyr kontrakten gir en generell ide om tjenestene den ser etter i sitt opprinnelige forslag. Kontraktsbudgivere er vanligvis pålagt å delta på forhåndsbudsmøter der kontraktskravene blir diskutert og nærmere definert. Kontraktsender legger inn et bud, som inneholder spesifikasjonene for prosjektet og de fastsetter dollarbeløpet. RFP-kontraktsbud er ofte åpne for gjenforhandling under kontraktsprosessen og etter at kontrakten er tildelt.
Tidsramme
De fleste kontraktsbudprosedyrer innebærer en tidsramme som kan vare i noen uker til noen få måneder. Den vanlige budprosedyren går som følger: 1. Budforslaget er offentlig annonsert, vanligvis enten i aviser eller på en nettside. Forslag kan bli annonsert i en uke eller opptil en måned. Forslaget inneholder kontraktsspesifikasjonene og gir instruksjoner om hvordan man får en forslagspakke. 2. Bedrifter legger inn sine tilbudsforslag. Noen ganger er det nødvendig med en forhåndsbudskonferanse der de to partene kan komme sammen og diskutere kontraktdetaljer. 3. Budene åpnes på en forhåndsdefinert dato. De leses og budet som nærmest oppfyller forslagskravene til laveste pris tildeles kontrakten. Den vinnende budgiveren blir deretter varslet vanligvis gjennom et kontraktsprisbrev.
betraktninger
Det er mange viktige ting man må vurdere når man setter sammen et bud for kontakt. Den første tingen å vurdere er hvordan budgiverens selskapsprofil passer inn i den potensielle kundenes behov. For eksempel vurderer de fleste føderale og statlige myndigheter bud som er plassert av selskaper som eies av kvinner eller minoriteter før andre budgivere. De tar også hensyn til selskaper med store mindreårige arbeidsstyrker og selskaper fra geografiske områder som har blitt utpekt økonomiske utviklingssoner. Andre ting som må vurderes når du legger et bud, inkluderer: utstyr som må kjøpes eller avskrivningsverdi på utstyr som allerede eies, betalingsplaner, arbeidskostnad inkludert lønn, skatter og fordeler, overhead, kostnader for binding og fortjeneste margin. Nesten alle kontraktsbudspakker er pålagt å inneholde disse elementene, vanligvis i et spesifisert budark. En annen form som inngår i de fleste kontraktbud, er en ekstra arbeids- og endringsfordeling. I dette skjemaet må tilbudsgiver vurdere hva som skjer hvis det trengs ekstra arbeid for å fullføre prosjektet som ikke var detaljert i det opprinnelige forslaget. Budgiveren må utforme en plan som vil gi et grovt anslag over kostnad og tid hvis en slik hendelse skulle oppstå, eller hvis det er plutselig nødvendig med endringer i siste øyeblikk.
Advarsel
I de fleste kontraktsbudssituasjoner blir den laveste budgiver tildelt kontrakten, men kommer inn i budprosessen for første gang, mange budgivere gjør ofte feilen med å underbide et kontraktforslag. Dette kan føre til at selskapet mister penger eller ikke kan oppfylle prosjektkravene. Budgivere må nøye vurdere hvor mye kontrakten vil koste dem når det gjelder arbeidskraft og forsyninger, mens det fortsatt er factoring i en fortjenestemargin. En måte å unngå underbudgivning er ved å undersøke hvor mye andre selskaper lader for å utføre lignende tjenester. Når det gjelder offentlige kontrakter, er det nødvendig med byråer å legge inn tidligere avtaler, noe som gjør det mulig for bedrifter å se hvor mye andre selskaper har tilbudt på lignende kontrakter.
