Måten et selskap kjøres direkte påvirker suksessene og fiaskoen den vil ha. Når ledelsen identifiserer solide langsiktige mål for organisasjonen, i tillegg til innovative måter å oppnå dem, så har organisasjonen som helhet motivasjon og jobber mot det resultatet.
Tenk deg å jobbe for en organisasjon der ledelsen ikke klarte å anerkjenne noen vekstplaner eller langsiktige mål. Hva ville skje med det selskapet? Det kan opprettholde seg selv i noen få måneder, men mangel på planlegging eller strategisk inngrep kan føre til at den går ned. På samme måte, uten å ha noen retning fra ledende ansatte, kan det føre til at de ansatte mister tilliten til selskapet. Organisasjonsplanlegging, som inkluderer strategier for alle nivåer i selskapet, er viktig for suksessen til virksomheten.
Organisasjonsplanlegging Definisjon
Organisasjonsplanlegging begynner når toppledelsen identifiserer selskapets kortsiktige mål. Når disse målene er definert og raffinert slik at de er klare og oppnåelige, er det viktig å formulere konkrete strategier og planer for å nå disse målene. Organisasjonsplanlegging sikrer at det er en visjon for virksomheten slik at ansatte vet og forstår hvordan de daglige jobbene bidrar til selskapet som helhet.
Målene et selskapssett må være realistisk nok til å bli implementert innenfor organisasjonens ressurser. Det er bra å nå stjernene, men samtidig må målene også oppnås. Å ikke være i stand til å slå mål som er langt utenfor rekkevidde, kan være demoraliserende for selskapet. Et godt mål bør også være kvantitativt målbart. På denne måten kan selskapet spore fremdriften gjennom hele regnskapsåret, sjekke for å se hvor langt de har kommet og hvor mye lenger de har igjen å gå. Det er også viktig å skissere en tidsramme for å oppnå målet, for eksempel innen et regnskapsår eller kvart. På denne måten kan selskapet stille tidsfrister for å holde alle på sporet.
I tillegg til å definere mål og utvikle planer for å oppnå dem, omfatter organisasjonsplanlegging bemanning og ressursallokering.De riktige menneskene må være på plass for å kunne utføre sine roller, og de nødvendige ressursene, inkludert økonomi, må være tilgjengelige for organisasjonen slik at de med hell kan implementere planene på plass.
Som enhver organisasjon er unik, vil ingen struktur eller metode for bemanning fungere for alle bedrifter. Imidlertid bør enkelte faktorer alltid vurderes ved planlegging av en effektiv organisasjonsstruktur. Bedrifter trenger å undersøke og evaluere styrker og svakheter i ulike organisasjonsstrukturer, for eksempel funksjonelle, divisjons- eller matrisestrukturer, og vurdere hvilke som vil sette dem opp for best å oppnå sine organisatoriske mål. Selskapet vil også måtte forutsi sine vekstmønstre, og hvordan de passer inn i deres overordnede planer. I tillegg må organisasjonen se hvilken struktur som vil gi størst effektiv effektivitet og arbeidstaker tilfredshet.
Organisasjon planlegging kan gjelde for enhver størrelse av et selskap, enten det er en liten entreprenørvirksomhet eller et multinasjonalt konglomerat. I alle situasjoner er det avgjørende for ledelsen å bestemme selskapets mål og legge fram planer for å oppnå dem, i tillegg til ressursene det vil ta for å møte disse målene.
Typer organisasjonsplanlegging
Det er mange måter å kategorisere typer organisasjonsplaner, selv om mange av dem faller inn i fire hovedkategorier: økonomisk, strategisk, uforutsigbar og suksess. Hver type organisasjonsplan ser på virksomheten som helhet, men gjennom linsen til et bestemt område. På denne måten er det enkelt å se hvordan virksomheten vil gå i mange forskjellige scenarier.
Finansiell planlegging i en organisasjon har som mål å generere en større inntekt eller øke markedsandelen i virksomheten. Også økonomisk planlegging kan løse forutsigbare økonomiske problemer selskapet kan møte i fremtiden. Måten en finansplan er strukturert avhenger av nivået på selskapet og de målene det ønsker å oppnå. En viktig faktor i en finansplan er at den må være forankret i virkeligheten. Som en effektiv målplanlegging må den finansielle planen ta hensyn til det sanne økonomiske bildet av selskapet, nå og i fremtiden. Planen må også være fremtidsrettet, slik at den kan hente opp eventuelle potensielle problemer selskapet måtte trenge å overvinne.
Ta en liten bedrift, for eksempel et digitalt markedsføringsbyrå. Med en stab på fem, er selskapet stallet på et platå og har ikke nok menneskelige ressurser til å vokse virksomheten. Å øke salget er et av deres organisatoriske mål. Men hvis de ansetter en annen ansatt, har de ikke økonomien til å betale for dem. Å ha en klar økonomisk plan på plass for denne organisasjonen vil ikke bare hjelpe dem med å finne ut hvordan man får med seg en ekstra ressurs, men også hvordan man betaler for dem. Dessuten kan den nye medarbeider da hjelpe dem med å øke salget og oppfylle deres organisasjonsmål.
En annen type organisasjonsplan er strategisk planlegging, som innebærer å oversette selskapets visjon til mål og mål, med skritt for å oppnå dem. Strategisk planlegging ser ikke bare innover i selskapet selv, men fokuserer også på markedet og næringen, samt konkurrentene. Denne typen planlegging innebærer å analysere selskapets fremtidige muligheter og mulige innkommende trusler. Det krever også å kjenne organisasjonens sterke og svake sider fullt ut. Strategisk planlegging krever også å ha forståelse for hvem konkurrentene er i markedet, og nettopp hva deres styrker og svakheter er i forhold til organisasjonen. Å ha en realistisk utsikt over den generelle markedsplassen og økonomien er også viktig.
I tilfelle av det digitale markedsføringsbyrået, for eksempel, kan en del av deres strategiske visjon være å tilby en ny tjeneste som copywriting av blygenereringsmaterialer. Hvis virksomheten hovedsakelig har fokusert på webdesign og nettbasert annonsering frem til det tidspunktet, må de gjennomføre grundig forskning i copywriting-feltet for å forstå hvordan det går i bransjen. Hvis konkurrentene tilbyr copywriting som en tjeneste, kan det være forsiktig for dem å tilby det også. De kan også trenge en måte å skille deres copywriting-tjenester fra sine konkurrenter på.
Mange organisasjoner oppretter også beredskapsplaner for utfall som ligger utenfor rikets rike. Denne typen organisasjonsplanlegging bidrar til å redusere potensielle farer for selskapet og kan til og med potensielt hjelpe dem med å unngå hendelser som kan ha katastrofale effekter. En robust beredskapsplan er godt undersøkt og presenterer realistiske scenarier som kan skje som kan ha negative konsekvenser for selskapet, og det gir en trinnvis løsning som selskapet kan implementere i det scenariet. Beredskapsplanlegging kan redde en organisasjon fra fall og kan hjelpe den å vokse i overgangstider.
Et mulig katastrofalt scenario for det digitale markedsføringsbyrået kan være at deres største klient, som gir over 50 prosent av inntekten, bestemmer seg for å signere med en av sine konkurrenter. I dette tilfellet vil selskapet miste en stor del av inntektene sine. Hvis de ikke kan finne ut en måte å erstatte den, må de kanskje erklære konkurs. En beredskapsplan vil i deres tilfelle gi mulige løsninger på dette problemet, som kan inkludere måter å bringe denne klienten tilbake med selskapet, øke inntektene sine gjennom andre kanaler eller til og med ta ut et lån for kortsiktig lindring. Ved å ha en plan allerede på plass hvis deres største klient forlater, kan det digitale markedsføringsbyrået da komme rett til arbeid som prøver å løse sitt problem, i stedet for å kaste bort tid på å finne ut en plan mens de er i krisesituasjon.
Oppfølgingsplanlegging er en annen effektiv måte å organisere planlegging på. Dette innebærer å utvikle en strategi som skal tas i bruk når en sentral aktør i organisasjonen forlater. Hvis noen i en beslutningsprosessleder etterlater organisasjonen uansett grunn, planlagt eller ikke planlagt, kan selskapet som helhet være avstengt. De kan ikke være i stand til å oppfylle deres organisasjonsmål hvis de ikke har riktig lederskap på plass. Oppfølgingsplanlegging innebærer mer enn bare å navngi en etterfølger. Det betyr trening og grooming den personen å fylle lederskapet før behovet oppstår. På denne måten er det ingen lagtid for etterfølgeren å komme opp til fart, og organisasjonen kan fortsette med virksomheten som vanlig.
Hvis ledende webutvikler av det digitale markedsføringsbyrået igjen plutselig, for eksempel, kan selskapet kanskje ikke fullføre sine eksisterende prosjekter eller nye prosjekter til de hadde en erstatning på plass. For en liten bedrift kan dette bety at de må lukke dørene sine. Med en suksessplan kan de ha trent en junior utvikler for å ta på seg rollen. Hvis den personen allerede var preparert for den øverste beslutningsposisjonen, kunne byrået fortsette å betjene sine klienter uten noen hikke.
Hvorfor du trenger å bruke organisasjonsplanlegging
Riktig organisasjonsplanlegging gjør at selskapet kan nå sitt fulle potensial. Ved å bruke en systematisk tilnærming kan bedrifter fastslå hvor de vil gå, og deretter gjennomføre de trinnene de kan bruke for å komme dit. Hvis en organisasjon er interessert i vekst og ikke vet hvordan man kommer dit, kan organisasjonsplanlegging bidra til å etablere de trinnene de trenger å ta, både for å definere sine mål og å nå dem.
Organisasjonsplanlegging hjelper bedrifter å være strategiske i måten de tar viktige beslutninger på. Når det er større virksomhetsmål på plass, er det lettere å komme til bestemte beslutninger når man bruker en strategisk metode. På samme måte kan organisasjonsplanlegging hjelpe bedrifter å bygge videre på deres styrker. Hvis det er spesifikke områder der organisasjonen utmerker seg, ville det være forsiktig å spille på de mer for å utvide virksomheten. På den andre enden av spekteret kan en organisasjons svakheter forbedres ved hjelp av organisasjonsplanlegging. Elementer av finansiell og beredskapsplanlegging kan spille en viktig rolle i å overvinne en svakhet i virksomheten.
Å sette bedriften opp for suksess er en av hovedgrunnene til at de skal bruke organisasjonsplanlegging. Gjennom å utvikle planer og prosesser kan selskapet arbeide for å forbedre prosedyrer som blir satt i gang kontinuerlig. Forbedre måten selskapet driver, bidrar også til å gi dem en konkurransefortrinn også, noe som også kan øke sin virksomhet.
Hvordan forbedre organisasjonsplanlegging
Ingen metode for organisasjonsplanlegging fungerer for et selskap. Mange ganger må et selskap søke forskjellige måter organisasjonsplanlegger på å finne det som fungerer bra for dem. Bedre organisasjonsplanlegging er en kontinuerlig jobb, for når selskapet vokser og endrer måten selskapet planlegger å bytte for å møte nye krav.
Ærlighet og åpenhet er viktige sider ved organisasjonsplanlegging. Det er viktig å ha et klart og objektivt syn på hvordan organisasjonen gjør. På denne måten blir det lettere å identifisere potensielle problemer eller trusler organisasjonen står overfor, eller spesifikke svakheter som er tydelige innen selskapet. Fjernelse av interne veisperre som står overfor, hjelper dem med å fokusere på oppgaven ved hånden. Når interne blokkeringer, for eksempel noen prosedyrer eller retningslinjer, er fjernet, kan ansatte arbeide for å forbedre svakhetene i organisasjonen.
Når man ser for å forbedre organisasjonsplanleggingen, er det viktig å ha et sett med beregninger for å måle resultatene av planen. Metrics kan gi stor verdi og fungere som en veiledning for å ta beslutninger om viktige elementer i virksomheten. Ledelsen kan bruke dataene til å identifisere områder der organisasjonen trenger å fokusere sin innsats og deretter utvikle strategier for å finjustere operasjonene, noe som fører til at selskapet bedre sin generelle ytelse.
