Mangler en prosjektfrist kan skade forholdet ditt med en klient og koste deg virksomhet. Imidlertid er noen ganger forsinkelser uunngåelige. Måten du bryter nyheten på, kan gjøre forskjellen mellom å styrke forholdet ditt og ødelegge det. Hvis du nærmer deg problemet på riktig måte, kan du styrke kundens tillit og forsikre deg om at du vil gjøre alt du trenger for å fullføre prosjektet.
Sjekk inn jevnlig
I stedet for å vente til det er et problem å røre base med klienten din, send ukentlige fremdriftsoppdateringer og en oppdatert tidslinje. Fordi du ofte har kommunisert med ham, vil det ikke være så mye av et sjokk når du informerer ham om forsinkelsen. Hvis det er klart at du kjører i problemer, informer klienten og beklager umiddelbart. Din unnskyldning vil få større innflytelse hvis det leveres tidlig enn hvis klienten mottar den etter fristen har allerede blitt savnet.
Kjenne ulempen
La kunden din vite at du forstår det problemene forsinkelsen vil forårsake ham. Dette viser at du tar situasjonen seriøst og at du er bekymret for hvordan det vil påvirke ham. Også, forsikre klienten om at du har et håndtak på problemet, og vil ikke la det skje igjen. Dette vil gjøre ham mer sannsynlig å holde fast ved din bedrift enn å finne noen andre til å fullføre prosjektet. For eksempel, fortell ham: "Jeg vet at du regner med å ha dette godt i forkant av ditt årlige aksjonærmøte. Vi har identifisert problemet og vil gjøre alt som trengs for å fullføre det før da."
Ha en plan
I stedet for bare å si at arbeidet ditt blir sent, gi klienten en ny sluttdato. Dette lar ham justere sin tidslinje og imøtekomme endringen. Han vil ha mer selvtillit til dine evner hvis du har en klar tidslinje enn hvis du bare sier at du ikke vet når du blir ferdig. Se også hva du skal gjøre for å få prosjektet tilbake på sporet. La kunden vite at du vet hva som gikk galt, og at du har adressert problemene og har en plan om å få prosjektet tilbake på plan.
Minimere skaden
Når du forteller klienten om forsinkelsen, gi ham noe å gjøre opp for ulempen. For eksempel, gi ham en rabatt på det prosjektet eller på et fremtidig prosjekt for å oppmuntre ham til å gi deg en ny sjanse. Du kan også tilby å kaste inn flere varer eller tjenester uten kostnad. Dette viser at du vil gjøre det lettere å reparere forholdet, samtidig som kunden gir en konkret fordel for å gi deg en ny sjanse.
