Filorganisasjon forbedrer arbeidsflyten for en bedrift eller et personlig kontor. Tallrike arkiveringssystemer eksisterer for å møte ulike behov og preferanser. Standard filing formater alle faller inn i en av tre brede kategorier: emne, numerisk og alfanumerisk. Kontorarbeidere bruker alfanumerisk metode når filer må inneholde både ord og tall.
Slik organiserer du filer
Alfanumeriske filer vil ha en etikett som inneholder ord og tall. Denne kombinasjonen kan inneholde et navn og et telefonnummer eller klientnummer. Bedrifter eller personer med få filmapper kan organisere ved hjelp av navn. Stort antall filer vil kreve numerisk bestilling da arbeidere har en tendens til å finne filen ved hjelp av et kodenummer.
Bruke alfanumerisk arkivering
Kontroller at hvert kodenummer bare gjelder for én fil. Organiser filene i numerisk rekkefølge. Bruk gummibånd eller -deler til å pakke filer i stabler med titalls eller hundrevis avhengig av totalt antall filer for å gjøre et bestemt nummer lettere å finne.