Et cateringforslag oppsummerer menyen og vilkårene som du og din klient har diskutert. Det er et foreløpig skritt for å skape en cateringkontrakt, som styrker og formaliserer denne informasjonen. Mens en cateringkontrakt er juridisk bindende, er et cateringforslag et utforskende dokument og kan endres gjennom ytterligere forhandlinger. Selv om en cateringkontrakt ikke er en endelig versjon av en meny og betingelser, er det fortsatt et seriøst dokument som bør ha den mest aktuelle og nyttige informasjonen mulig.
Snakk med kunden
Planlegg en foreløpig samtale med klienten for å samle nødvendig informasjon for å skrive et cateringforslag. Spør om menyen, budsjettet og andre krav, for eksempel om måltidet blir plettet eller servert som en buffet. Lag en sjekkliste før du har denne samtalen, slik at du kan være trygg på å dekke basene dine. Formålet med denne diskusjonen er ikke å avgjøre seg på en siste meny eller et arrangement, men heller å lære så mye som mulig om den potensielle kundens behov, slik at du kan adressere dem i forslaget ditt. Du kan også ha denne samtalen via e-post. Dette er også en god mulighet til å avklare hva du ikke kan gjøre, så hvis kunden ønsker noe utenfor omfanget av tjenestene dine, for eksempel en sjokoladefontene eller isskulptur, kan du spare både tid og krefter for å tilbringe tid på forslag som er tydelig en ikke-startpakke.
Opprett et menyforslag
Basert på samtalen din, utarbeide et menyforslag. Hvis klienten din hørtes harried og ikke spesielt interessert i detaljene, presenterer du bare ett eller to alternativer for mulige menyer. Hvis klienten er begeistret for maten og stillt spørsmål om krydder og ingredienser, inkludere flere alternativer og informasjon. Hvis klienten uttrykte bekymringer for budsjettet, inkluderer du flere prisalternativer som viser hva du kan gjøre for en minimal minimumspris og hva du kan gjøre for litt ekstra penger. Du kan presentere denne informasjonen som mulig menypakker, eller som et uten frills måltid med mulige tilleggsprogrammer.
For eksempel, hvis klienten ønsker en taco bar, kan du tilby et grunnleggende alternativ for $ 10 per hode med ris, bønner, stekt kål, salsa, ost og ett protein. Medium-alternativet kan kjøre $ 15 per hode med et tilsatt protein og stekt grønnsaker. Og deluxe-alternativet kan ha et tredje protein, guacamole og flere ost og salsa-alternativer for $ 19 per hode. Alternativt kan du tilby en vegansk lasagne med en grønn salat for $ 15 per hode eller en lasagne med gressmatet biff og en salat for $ 20 per hode.
Arbeidskostnader
Lønnskostnadene dine bør ikke overstige 33 prosent av prisen du oppgir til kunden. Inkluder produksjonskostnader for å forberede maten utenfor stedet. Oppgi eksplisitt i forslaget om prisen på den foreslåtte menyen også inkluderer kostnaden for oppsett, sammenbrudd og service. Hvis disse kostnadene ikke er inkludert, kan du bryte dem ut hver time eller ved oppgaven, hvilken metode som gir mest mening. Hvis du noterer kostnadene per time, gi et estimat av hvor lenge du forventer at de skal ta. Prøv å forutse variabler som kan påvirke den totale tiden. For eksempel, hvis du må ta en ferge for å komme til arenaen, kan ferjetider ikke falle sammen med måltider, så du vil bruke ekstra tid på å vente.
Retter og duker
Inkluder oppvaskkostnader hvis du trenger å leie retter og duker. Du kan velge å gi disse til kost, eller du kan legge til en oppskrift. Uansett, vær gjennomsiktig og sørg for å inkludere ekstra arbeidstimer for håndtering av servise, basert på om du må skrape eller vaske dem. Hvis du oppgir papirplater, gafler og servietter, angi om de er inkludert i prisen eller om det er ekstra kostnad for dem. Hvis du trenger å leie utstyr som chafers, kjølere og kaffe urner, inkludere disse prisene i forslaget, sammen med hva som helst merking gir mening for bedriften din.
Vilkår
Ta med informasjon i din cateringkontrakt om hvordan kunden vil betale. Du kan be om et innskudd når du signerer kontrakten, for å låse datoen og hjelpe deg med å betale for ingredienser. Dette innskuddet kan være et fast beløp eller en prosentandel av et innledende estimat. Angi også når du trenger endelig informasjon om antall ansatte, og når du trenger endelig betaling.
