Selv med telefoner og Internett er det fremdeles noen ganger nødvendig å sende et gammeldags brev til forretningsformål. Oppdatering av bedriftskontooppføringer med et brev er effektiv, da brev er mindre sannsynlig å bli glemt (som telefonsamtaler) og mindre sannsynlig å bli ignorert (som e-post). De gir også en praktisk papirspor. Hvis du trenger å oppdatere dine poster med et brev, følg noen tips for å sikre at du dekker alle basene dine.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
Skriver
-
Papir
-
kopimaskin
-
Konvolutt
-
Stemple
Adresse brevet til riktig avdeling for å sikre at den riktige personen mottar oppdatert informasjon. For eksempel, hvis du endrer sjekkboksen eller debetkortnummeret ditt, må du sende brevet til kontoutbetalingsavdelingen. Hvis du endrer adressen din, adresser du brevet til "kundeoppføringer." Hvis du er usikker på hvilken avdeling som skal behandle din forespørsel, ring selskapet og spør før du adresserer brevet, eller slå opp informasjonen på selskapets nettside.
Ta med datoen øverst på brevet, både for selskapets poster og dine egne personopplysninger. Hvis du for eksempel ber om at tjenestene dine blir kansellert eller redusert fra en bestemt dato, og selskapet ikke behandler forespørselen din i tide, har du grunn til manglende betaling fordi du har en kopi av din daterte forespørsel.
Ta med kontonummeret ditt. Dette vil hjelpe personen som behandler forespørselen din, finne din konto og oppfylle forespørselen din raskere.
Ta med din gamle informasjon. Hvis du for eksempel flytter eller endrer telefonnummeret ditt, oppgir du i brevet: "dette var min gamle adresse" eller "dette var mitt gamle telefonnummer." Selskapet kan trenge denne informasjonen for å trekke opp kontoen din for å oppdatere postene dine.
Ta med din nye informasjon. Skriv i brevet, "dette er min nye adresse" eller "dette er mitt nye telefonnummer." Du vil kanskje sette din oppdaterte informasjon i fet skrift eller en større skrift slik at personen som behandler forespørselen din, får en enkel stund å finne informasjonen.
Be om returkorrespondanse. Be om at du blir sendt et brev til gjengjeld om at informasjonen din er oppdatert. Når du mottar bekreftelsesbrevet, behold det på et trygt sted for postene dine.
Lag en kopi av brevet før du sender det, bare hvis du må sende det eller referere til det på et senere tidspunkt.
