Hvordan skrive en kommunikasjonsprosjektplan

Når din bedrift eller organisasjon har viktig informasjon for å kommunisere og dine vanlige kanaler er utilstrekkelige, planlegg et taktisk kommunikasjonsprosjekt tilpasset innholdet og omstendighetene. Kunngjøringer som mottar tilpassede planer, er typisk viktige engangsmessige, ikke-rutinemessige hendelser, som for eksempel en endring i ledende lederskap, ansettelsesplaner og permitteringer, endring i ansattes fordeler og flytting av selskapets fasiliteter. De involverer ofte eksterne og interne publikum. Å lage en taktisk kommunikasjonsprosjektplan bidrar til at du vurderer viktige spørsmål: hvem trenger å høre hva, fra hvem, hvem, når og i hvilken retning? En plan identifiserer også oppgaver, ansvar og tidslinjer --- utjevning av prosjektledelsens jobb.

Forklar og bekreft før du planlegger. Identifiser prosjektets "eier" --- vanligvis den som tildeler den --- hvem vil gi råd og godkjenne planen din. Med det prosjektet eier: - Bekreft innholdet av kunngjøringsinnhold, ønsket timing og konfidensialitetskrav. Bekreft om uvanlige følsomheter eller omstendigheter eksisterer, for eksempel krav til juridisk eller medlemskapsrapportering. -Affekter hvordan prosjektet passer som taktikk i overordnede PR og kommunikasjonsstrategier. --Agree på kilder for mer detaljert informasjon og input du vil trenge, for eksempel, selskapets menneskelige ressurser leder eller executive søknad komiteen stol. - Identifiser godkjennings- og rapporteringskrav for prosjektet ditt. Enig om du vil administrere prosjektet uformelt eller strukturere et prosjektteam. - Identifiser godkjenningskrav for arbeidsprodukter som flyter fra planen, for eksempel gjennomgang av juridiske, menneskelige ressurser og finansieringsdesignere eller av bestemte ledere. - Opprett parametere for nødvendige ressurser som budsjettforventninger og bruk av eksterne byråer.

Krystallisere formål og formål. Formålet er hva du vil gjøre skje, vanligvis begynner du med "Til …" Mål begynner vanligvis med handlingsverker --- de er det du vil gjøre når, oppgitt som prosesser eller ønskede resultater. I det lyset er målet om å gjøre din kunngjøring på en bestemt dato et mål. Hensikten kan være "å møte interessenters behov og preferanser for rettidig og faktisk informasjon om (emne), på en måte som bekrefter selskapets image og verdier." Forbind den hensikten tilbake til overordnet PR og kommunikasjonsstrategi.

Profil interessenter og publikum. Strategisk planlegging ganske sannsynlig har identifisert kommunikasjonsmål i brede slag. For ditt taktiske prosjekt, skarpe fokus. Interessenter er grupper eller individer som vil bli påvirket av den spesifikke informasjonen du har til hensikt å gi, og er dermed nøkkelen til publikum. Legg til listen andre målgrupper du vil opprette, endre eller bekrefte oppfatninger på. Bruk et tabell eller regneark med følgende kolonneoverskrifter for å oppsummere analysen av: --Audience Segment. Gi hver et navn og om nødvendig fotnote de bestanddelene som følger med. Del-segment en gruppe hvis kommunikasjonsbehov vil variere i gruppen. Eksempel: alle ansatte, ansatte i den berørte divisjonen, veiledere. Spør: "Hvem må eller vil vite om dette --- og hvorfor?" For eksempel vurdere viktige kunder, egenkapitaleiere, allmennheten, kolleger i din bransje, politiske organer og viktige leverandører. Velg om nyhetsmedieutsalg skal være målrettede segmenter, eller i stedet bli ansatt som kanaler for å nå segmenter som for allmennheten og næringslivet. --Need / melding. Selv om bevissthet og forståelse er mål for alle publikum, kan noen ha spesielle behov. Ansatte vil kanskje vite hvordan de vil bli påvirket av et kontor som lukker, for eksempel, eller foreningsmedlemmer, prosessen der en bedriftsledende leder vil lykkes. Styremedlemmer, ledere, veiledere og kontoansvarlige er blant dem som ikke bare trenger nyhetene, men også planen for å kommunisere det, spesielt hvis de skal spille en rolle. Identifiser nøkkelmeldinger for hvert segment. --Keykommunikator. Fra hvem vil hvert segment forvente eller høre nyheter? Identifiser talsmannen for å være "ansiktet" av kommunikasjonen til hver gruppe --- hvem vil bli sitert i en pressemelding, for eksempel, eller lede en konferanse med ansatte. Selv om næringslivet kan forvente å høre fra konsernsjef, kan ansatte foretrekke å bli informert av sine veileder og nøkkelkunder av deres kontoansvarlige.

Planlegg kaskade sekvens og kanaler. Hvis du noensinne har blitt forbløffet ved å lære først fra en avis om store forandringer, planlegger du firmaet, forstår du prinsippet om "ingen overraskelser" og betydningen av kaskad informasjon for å sikre at ingen overraskelser oppstår. På et midlertidig arbeidsbord eller regneark, oppgi målgruppene i den rekkefølgen de vil bli informert om, jobber tilbake fra dato og klokkeslett, informasjonen din skal være mest kjent (ofte tidspunktet for en generell pressemelding). Selv om enkelte distribusjoner kan være samtidige, bør du vurdere om noen segmenter trenger forhåndsvarsel om kommunikasjon som kommer. For eksempel kan veiledere trenge tid til å forberede seg på ansattes spørsmål, og styremedlemmer kan velkommen til varsel om forestående avisartikler. I kolonnen ved siden av hvert segment, identifiser kanal (er) gjennom hvilke kommunikasjon vil bli gjort. Kanaler er informasjon distribusjonsmetoder som vanligvis involverer hendelser og skriftlig innhold. Eksempler: - For ledergruppe, styremedlemmer, nøkkelavdelingshoder og veiledere --- forhåndsmelding via e-post. - For ansatte --- forhåndsmelding av e-post, avdelingsmøter, videokonferanse, nettsider. - For nøkkelbestanddeler --- forhåndsmelding ved faks og e-post, live presentasjon. - For allmennheten --- fordeling av generell pressemelding, nyhetskonferanse, nettsideinnhold.

Identifiser nødvendige collaterals. Collaterals er materialene som brukes i utførelsen av kommunikasjonsprosjektplanen din --- dokumenter og audiovisuelle medier som bilder og opptak. Kategoriser dem som: --Foundation collaterals, for bruk med flere segmenter. Eksempler: pressemelding, faktablad, Spørsmål & Svar, fotografier, nettsider. --Segmentkollateraler, kommunikasjonene som går til bestemte målgrupper som adresserer deres behov og preferanser og i "stemmen" til deres foretrukne talsperson. Ofte er disse notater fra segmentets Key Communicator vedlegg kopi av fondskollateralene ovenfor, spesielt pressemeldinger. "Jeg ønsket å gi deg beskjed om at vårt selskap annonserer senere i ettermiddag nyheten om at …" Disse collaterals kan også inkludere snakkepunkter, innholdsfortegnelser eller AV-er for sentrale kommunikatorer som ledende medlemmer og veiledere. - Advisory collaterals, notater fra deg til andre forventes å delta i prosjektet, apprising dem av kommunikasjonsplanen og deres forventede roller i den. Vedlegg relevante kopier av grunnlags- og segmentkollateraler. På et bord eller regneark, identifiser for hver sikkerhetsstillelse følgende: Navn, Nøkkelkommunikator, Tilordnet, Utkast til forfall, Godkjenning (er) påkrevd, Endelig forfallsdato.

Bekreft nødvendig støtte. Identifiser hvilken støtte utrulling av prosjektet ditt vil kreve, og bekreft tilgjengeligheten. Hvis det ikke finnes stående støtte, bruk en tabell eller et regneark for å få detaljer om hvordan du får støtte, for eksempel følgende, identifisering av Støtteelement, Kilde og Kostnad: - Utarbeidelse av collaterals - Kompilering av distribusjonslister med kontaktinformasjon for dine målgrupper --Kapasitet og ansvar for massetransmisjoner som gruppemails - Arrangementer for gruppemøter, nyhetskonferanser og andre tilknyttede hendelser.

Detaljert prosjektutrulling. Bruk en tabell eller et regneark til å liste opp i rekkefølge og opprett timing for hver aktivitet du planlegger for kommunikasjonsutrulling. Identifisere hvem som skal gjøre hva og når, og også de collaterals som hver skal bruke. Vurder disse kolonneoverskriftene: Nummer, Dato og Klokkeslett, Aktivitet, Collaterals som skal brukes, Ansvarlig Person (er) og Status eller Notater. Planlegg å inkludere Prosjekt utrullingsdetaljer i de rådgivende collaterals du gir til andre som har en rolle i det, for eksempel ledende medlemmer, veiledere og støttepersonell.

Planlegg prosjektoppfølging. Bruk en tabell eller et regneark for å få detaljer om slik oppfølging som: --Post-kunngjøringsspørsmål fra interessenter som ansatte og nyhetsmedier - Prosjekt evaluering, ganske sannsynlig, inkludert suksess med prosjektgjennomføring og subjektive vurderinger av publikumsresponsen

Lag et budsjett. Identifiser forventede kostnader i samsvar med organisasjonens økonomiske politikk. Det kan hende du må bare identifisere de som ikke allerede er inkludert i det eksisterende budsjettet for generell kommunikasjonsstøtte.

Få prosjektplanen din godkjent. Gi arbeidet til prosjektets eier for godkjenning før du begynner å utføre og be om forbedringsforslag. Forord ditt forslagsdokument med et kort sammendrag. Følg denne oversikten og innlemm dine tabeller / regneark i stedet for detaljert fortelling: - Utgående oppsummering - Prosjekt Formål og mål - Interessenter og målgrupper (tabell eller regneark) - Kommunikasjon utrullingsdetaljer (tabell eller regneark) - Kollateraler (tabell eller regneark) --Følg opp planer --Needed Support - Budsjett

Tips

Hvis konfidensialitet tillater det, må du rådføre deg med interessentmedlemmer eller de som arbeider med dem for bedre å forstå deres informasjonsbehov og interesser. Foruten dine vanlige kommunikasjonskanaler, planlegg spesielle hendelser for ikke-rutinemessige nyheter for å betegne sin "spesialitet".