Trenger du å opprette en årsrapport for din organisasjon? Ikke sikker på hvordan du skal fortsette? Heldigvis kan du bryte prosessen for å lage en årsrapport i små, enkle å følge trinnene. Best av alt, styring av årsrapporten vil bringe deg i kontakt med organisasjonens viktigste beslutningstakere. Du kan tjene i en viktig, profilert rolle som øker karrieren din og viser din verdi til organisasjonen. Følg disse retningslinjene for å få hjelp til å lage en årsrapport.
Start med tallene. Nesten alle årsrapporter er sentre rundt økonomiske data, selv i ideelle organisasjoner. Møt med organisasjonens finansrådgivere og / eller regnskapsførere for å gjennomgå det siste års økonomiske resultater, og avgjøre hvilken informasjon som skal inkluderes i årets rapport. Den økonomiske statusen til organisasjonen din vil hjelpe deg med valg av tema og utseende for årsrapporten.
Merk at det nøyaktige innholdet i den finansielle rapporten vil variere basert på organisasjonsstørrelse, forretningsmodell og for-profit / nonprofit status. Ta kontakt med økonomi og juridiske rådgivere for å bekrefte hvilke av følgende elementer som skal inkluderes: Inntektserklæring --- grunnoppgaven av organisasjonens finansielle stabilitet. Det beskriver kilder til penger, utgifter og netto inntekt eller tap for året. Balanse --- gir en samlet oversikt over organisasjonens økonomiske status. Den viser både eiendeler og forpliktelser (beløp som skyldes) av organisasjonen. I for-profit organisasjoner vil balansen inneholde en egenkapitaloppstilling. Dette legger i hovedsak et tall på aksjonærverdien ved å trekke gjeld fra eiendeler. Kontantstrømoppstilling --- rapporterer om hvordan penger beveger seg gjennom organisasjonen og hvor mye penger er tilgjengelig. Risiko --- En oppsummering av forretningsrisiko organisasjonen står overfor eller måtte møte i fremtiden. Noter --- inkludere forklaringer av organisasjonens regnskapspraksis, forklarer eventuelle unntak fra generell regnskapspraksis og beskriver hvordan finansiell informasjon ble samlet. De børsnoterte selskapene må inkludere en rapport fra senior lederskap som bekrefter at interne regnskapskontroller oppfyller kravene i Sarbanes-Oxley Act.
Lag et budsjett. Bruk kostnadene fra forrige års rapport, hvis tilgjengelig, som utgangspunkt. Deretter vurderer du nåværende behov. Spør, vil du kreve profesjonell fotografering? Skrive assistanse? Vil du skrive ut og sende rapporten og / eller legge den til et nettsted? Hvilken teknisk hjelp vil du trenge? Hvor mye vil utskrift og porto koste?
Velg en tone og tema for årsrapportens innhold og design. Gjorde organisasjonen det bra? Planlegg deretter en positiv tone og en lys, fargerik design. Hvis organisasjonen møtte utfordringer eller har forvitret stormen, gir en lavtone tone og svart-hvitt design mer mening.
Planlegg innholdet ditt. Se gjennom årets aktiviteter. Les gjennom nyhetsbrev, pressemeldinger og nyhetsdekning. Hva var de viktigste prestasjonene og milepælene? Hvem var de høye utøvere og forskjellmakere? Bruk svarene dine til å utarbeide en innholdsplan for årsrapporten.
Start på toppen. Begynn årsrapporten med et brev eller en kolonne fra en organisatorisk leder (styreleder, president eller administrerende direktør). Konsernsjefens melding skal gi en oversikt over årets aktiviteter og prestasjoner. Det bør også oppsummere den økonomiske utviklingen i form av en generell leser kan forstå.
Gi kreditt. Inkluder anerkjennelse for ledelse og nøkkelpersoner i profittorganisasjoner, eller givere og frivillige i ideelle organisasjoner.
Gå gjennom planen din med ledelse. Sørg for å få innkjøp på budsjett, tone og utseende. Sørg spesielt for at presentasjonen av finansiell informasjon møtes med utøvende godkjenning. Husk at ledelse vil sannsynligvis ønske å melde seg på det endelige innholdet og designet før publisering og distribusjon.
Lag rapporten. Hvis organisasjonen din mangler forfattere, fotografer og designere, må du kanskje gjøre jobben selv eller finne frivillige. Markedsføringskommunikasjonsfirmaer og profesjonelle frilansere er også kilder til hjelp. Hvis du planlegger å skrive ut og sende rapporten, får du tilbud fra flere skrivere og posthus. Disse kan også hjelpe til med utformingen av årsrapporten.
