For de fleste er skuffelse en del av livet. Følelsen er så vanlig at mange mennesker svelger følelsene uten klage, sakte fôrer et voksende basseng av vrede. De kan gjøre unnskyldninger for den fornærmende partiet og forteller seg selv "De gjør det beste de kan." Det kan være sant, men en liten konstruktiv kritikk gjør aldri noen skade. Bedrifter og andre enheter som mottar skuffelser, innser snart at det er i deres beste for å gi rom for forbedring. Som det sier: "Det squeaky hjulet får fettet."
Organiser fakta dine. Personen eller firmaet du skriver med skuffelsen til, kan ikke forbedre sin forretningsmessige eller personlige praksis hvis du ikke tydelig forklarer hvordan de har sviktet deg. Før du skriver brevet, få en liste over forekomster der du følte deg skuffet, organisert i kronologisk rekkefølge. Hvis du har offisiell dokumentasjon fra andre kilder, har du også de som er nyttige før du begynner brevet.
Oppgi klagerne dine. Forklar tydelig hva dine forventninger var og hvordan de ikke ble møtt. Bruk dokumentasjon fra andre kilder om nødvendig.
Forklar hvordan klagerne fikk deg til å føle. For eksempel, hvis du skriver til et fastfood selskap om gjentatte ganger uhøflig kundeservice, forklar at det får deg til å føle deg som om pengene dine og patronage ikke er verdsatt i organisasjonen.
Vær snill.Husk at målet med brevet ditt er å hjelpe en person eller organisasjon til å forbedre, ikke forringe dem. Du peker bare på måter du føler at de kan utføre bedre. Når du skriver et brev med skuffelse til et selskap, husk at personen som leser brevet, sannsynligvis ikke vil være den personen du har klagen til. Ikke vær uhøflig eller stygg; Hold tonen i bokstavens slag, eller i det minste profesjonell.
Lag forslag til forbedringer. Nå som du har pekt på problemet, hjelper deg ved å peke dem mot løsninger.
Presentere dine krav Hvis du føler at du fortjener tilbakebetaling for din erfaring, er et skuffelsesbrev stedet å spørre. Enten du ber om en direkte tilbakebetaling eller en nedsatt eller gratis tjeneste i fremtiden, angi at møtet dine krav vil gå langt i retning av å holde deg som kunde.
Skriv brevet. Profesjonell presentasjon av din skuffelse vil gi mottakeren beskjed om at du er seriøs.
Lag kopier av brevet. Hvis brevet ditt går tapt, blir et spørsmål om tvist, eller blir den første i en lang kjede av skuffelsesbrev, bør du ha en kopi for dine poster. Hvis du inkluderer andre dokumenter med brevet, ta kopier av disse dokumentene og send kopiene. Ha alltid originale dokumenter for deg selv.
