Eneste kildebegrensninger (SSJ) er et krav hos de fleste institusjoner hvor innkjøp av varer (forsyninger, utstyr, tjenester, etc.) over en viss pengetrykk krever en multifaktorisk forklaring på hvorfor nevnte varer kun kan komme fra en kilde. Mange finner skriving av SSJs tungvint og forstår ikke hvorfor forklaringen på at dette er elementet de vil kjøpe, er begrunnelse nok. Innkjøpsavdelingen må imidlertid ha gyldige grunner til hvorfor disse elementene ikke kan anskaffes gjennom en full og åpen konkurranse der en egnet leverandør kan by på kontrakten. Mens de fleste institusjoner har egne maler for å be om en passende SSJ, beskriver denne artikkelen de grunnleggende trinnene som arver for å underbygge alle slike kjøpsrekvisisjoner.
Tittel tekstbehandlingsdokumentet som en eneste kilde Begrunnelse for det bestemte kjøpsordrenummeret, hvis det er aktuelt, og oppgi eventuelle institusjonelle policynumre på hvorfor en eneste kilde kreves for denne rekvisisjonen.
Beskriv spesifikke bruksområder for varen. Angi spesifikt hva elementet skal være og hva det vil gjøre. Ta med eventuelle prosjektnumre og titler som det aktuelle materialet støtter.
Angi elementets kjennetegn og hvorfor dette er det eneste som vil oppfylle kravene. Dette kan omfatte å være et tillegg til et eksisterende system eller erstatning av et eksisterende system. Opphavsrett og varemerker kan gjelde her, avhengig av situasjonen.
Forklar hva som ville skje hvis en annen, ulik vare ble anskaffet i stedet. Ta med eventuelle forsinkelser, endring av standard operasjonsprosedyrer, etc. som vil koste institusjonstid, midler og total gjennomføring av prosjekter.
Oppsummer arbeidet som ble utført for å avgjøre hvilke andre, lignende gjenstander som tilbys fra andre leverandører, og hvorfor disse elementene ikke tilfredsstiller kravene i de forrige trinnene. Dette må kanskje være eksplisitt å inkludere: firmanavn, kontaktinformasjon, og i noen tilfeller gyldige sitater.
Ta med navnet, tittelen og kontaktinformasjonen til den primære kontakten for SSJ (dette trenger ikke å være den som skrev det), og ta med en kopi sammen med bestillingen.
Tips
-
Følg alltid den foreslåtte institusjonelle malen for en SSJ hvis en er tilgjengelig, da dette er mest sikker på at brann kan bli godkjent. Snakk med andre som har skrevet SSJs og be om å se deres eksempler på vellykkede innleveringer. På samme måte, når du har en vellykket innlevering, behold dokumentet på et trygt sted og baser alle fremtidige på det. Det er åpenbart viktig å gi så mye informasjon som mulig angående de rekvisisjonerte elementene; Jo mindre tid som innkjøp må bruke tilbake til og stille spørsmål til opphavsmannen til SSJ, jo mindre tid vil det ta for å få varene.
Advarsel
Innkjøpsprosessen blir strengere over hele linjen, og SSJs blir mer kompliserte og byrdefulle. Ta denne prosessen seriøst og vis respekt for prosedyrene og håpet på det beste.
