Hver organisasjon følger en annen vei i å oppnå sitt oppdrag, mens du deler fem kvaliteter som øker sjansene for suksess. Alle ansatte i effektive organisasjoner kjenner sine roller og hva som forventes av dem. Avansert planlegging er rutinemessig praksis, med prosjektteam gitt konkrete oppgaver å implementere. Samtidig overvåker ledelsen ansatte og gir regelmessig tilbakemelding om hvor godt de gjør, med incentiver gitt til dem som skiller seg.
Forhåndsplanlegging
Forhåndsplanlegging er viktig for effektiviteten. Dette innebærer å sette klare, målbare og oppnåelige standarder for å hjelpe medarbeiderne å oppnå organisasjonsmål, ifølge et sammendrag som er utgitt av US Office of Personnel Management eller OPM. Ansatte holdes ansvarlige for viktige arbeidsoppgaver i ulike stadier av et prosjekt. Byrået anbefaler å involvere ansatte tidlig i planleggingsprosessen, slik at de forstår hva som må gjøres, hvorfor det må gjøres og hvor godt det skal gjøres.
Balanserte prioriteter
I stedet for overbelastning av ansatte med flere oppgaver, effektiviserer organisasjoner, bryter dem ned i definerbare handlinger og legger ned en kartvei for å implementere dem. Dette er tilnærmingen tilrettelagt av organisasjonsguruer som David Allen, hvis Getting It Done-program virker for å redusere overbelastning av informasjon på arbeidsplassen, rapporterte Time magazine i mars 2007. Med denne begrunnelsen vil bedrifter nå topp effektivitet ved å bestemme hvilke oppgaver som er virkelig viktige eller bare perifer.
Fortsatt overvåking
Det er nødvendig med kontinuerlig overvåking av ansatte for å avgjøre om de oppfyller en organisasjons forventninger til ytelsen. Ifølge OPMs oppsummering, er dette målet oppnådd ved å gi regelmessig tilbakemelding til ansatte, som kan sammenligne sitt arbeid mot forhåndsbestemte standarder. Vanlig tilbakemelding gir organisasjoner mulighet til å takle uakseptabel ytelse raskere, og ta skritt for å adressere det. Omvendt kan ledelsen også endre standarder som synes problematiske eller urealistiske å oppnå, ifølge OPMs sammendrag.
Definerte roller
Når et prosjekt starter, må hver deltaker kjenne sitt ansvar for å sikre suksess. Millville, Pennsylvania innbyggere fulgte denne modellen i å danne et utvalg for å studere landsbyens fremtid. Arbeidet med ansatte fra Pennsylvania State Universitys Cooperative Extension Service brøt komiteen inn i lag som var ansvarlige for bestemte oppgaver. Disse oppgavene inkluderer innsamling, målstilling og offentlig utdanning om komiteens arbeid. Hvert lag måtte da utvikle sin egen fremdriftsrapport.
Ansattes anerkjennelse
Ingen organisasjon kan trives uten å belønne de ansatte som bidrar kollektivt og individuelt til sitt oppdrag. Slike anerkjennelse er en naturlig del av den daglige arbeidserfaringen, og stammer fra ideen om at all atferd har positive og negative konsekvenser, ifølge OPMs sammendrag. Bedrifter belønner eksempler på ytelse gjennom incitamenter som kontanter, fridager og ikke-monetære poster. Belønningssystemer kan også gjenkjenne en rekke bidrag, fra forslag til grupperesultat, i henhold til sammendraget.
