Enten du har et lite selskap eller et stort selskap, er det viktig å lagre og administrere dokumenter som er opprettet i løpet av virksomheten. Disse kan inkludere alt fra digitale filer og selvangivelser til kontrakter og prosjektrapporter. Det er her dokument- og registeradministrasjon kommer inn. Hovedmålet er å behandle innspilt informasjon, forbedre generelle arbeidsprosesser og gi raskere datainnhenting. Det finnes flere typer rekordstyringssystemer, og hver har særegne egenskaper.
Hva er et rekordstyringssystem?
Manglende forretningskvitteringer eller fakturaer, feilfilmer og korrupte filer er alle vanlige klager blant bedriftseiere. Mellom 2005 og 2018 ble over 22 millioner poster utsatt i USA som et resultat av databrudd. Videre bruker ansatte halvparten av tiden på å søke etter informasjon relatert til selskapets virksomhet. Mer enn 26 prosent sier at datahåndtering i deres organisasjoner er noe kaotisk.
Bedrifter store og små kreves for å holde oppføringene i en viss periode. Bank- og kredittkortopplysninger, for eksempel, skal lagres på et sikkert sted i minst syv år. Det samme gjelder for utarbeidelse av selvangivelser. Investeringskontoutskrifter, avbestillte sjekker og betalestubber må oppbevares i minst ett år.
Hva om disse dokumentene er tapt eller skadet? Tenk deg å slå på datamaskinen for å innse at den har blitt hacket. Hvis kontorsbygningen din brann, kan alle filene dine gå tapt for alltid. Visst, du kan alltid beholde kopier på et annet sted, men dette vil innebære mer plass og høyere kostnader.
Et rekordstyringssystem, også kjent som et RMS-system, kan gjøre alt mye lettere. Denne typen programvare lar deg lagre, finne og bruke offisielle poster som bevis på transaksjoner, betalinger og annen virksomhet. De nyeste dokument- og rekordhåndteringsprogrammene har avanserte funksjoner som søkeverktøy, skannefunksjoner, retensjons- og klassifikasjonsverktøy, samsvarssporingsfunksjoner og mer.
Rekordsadministrasjon sikrer ikke bare at filene dine er tilgjengelige når du trenger dem, men det kan også forbedre arbeidsflyten og produktiviteten i organisasjonen. Ansatte vil raskt kunne hente data, behandle informasjon, identifisere eieren av hver serie av poster og eliminere overflødige data.
Cloud-Based Records Management Software
Med et skybasert arkivstyringssystem har du alle dokumentene dine på ett sted. Denne digitale lagringsløsningen fungerer som et lager for filene i organisasjonen din, slik at du får tilgang til dem når som helst og hvor som helst. Det er spesielt nyttig for bedrifter med eksterne lag samt de med kontorer på flere steder.
Denne typen RMS-programvare holder filene dine sikre og eliminerer behovet for flere programmer for å utføre rutinemessige sikkerhetskopier. Videre gjør det det mulig for brukere å tildele bestemte filer til andre teammedlemmer og sende varsler i sanntid i stedet for å sende e-post frem og tilbake. Siden dataene er lagret på vertsens servere, er det mindre utsatt for cyberangrep.
Enterprise Records Management Software
Store organisasjoner velger vanligvis programvare for bedriftsadministrasjon. Disse programmene har avanserte evner og kan lagre, organisere og behandle store mengder data. Med et RMS-system i bedriften, finner du det enklere å administrere fysiske og digitale poster, spore status og plassering for hver fil og overføre data fra eldre systemer til den nyeste programvaren.
For best resultat, velg et program med sikker brukertilgangskontroll, sanntidsdataindeksering og avhendelsesstyringsmekanismer. Et pålitelig virksomhets RMS-system lar deg plassere poster på vent, gjennomføre søk i fulltekst og importere fysiske og digitale poster i ethvert format fra hvilken som helst kilde. Disse funksjonene kan strømlinjeforme virksomheten din og føre til bedre beslutningsprosesser.
Disse typer rekordhåndteringsprogramvare kan videre brytes ned i flere andre kategorier. Innholdsstyringssystemer, dokumenthåndteringssystemer og digitale bildesystemer er bare noen få å nevne. Hvilken du velger, avhenger av bedriftens behov og budsjett.
