En nøyaktig arbeidsoppgave er nøkkelen til å etablere et vellykket forhold mellom din bedrift og en vedlikeholdsleverandør. Innstilling av klare serviceforventninger før budgivning begynner, kan hjelpe deg med å unngå misforståelser som er den vanligste årsaken til vedlikeholdsutleggingsfeil, ifølge FacilitiesNet-nettsiden. Når du har et vinnende bud, forhandle vilkår og skrive en klar, veldefinert vedlikeholdskontrakt.
Vedlikeholdskrav
Erstatt de tradisjonelle inngangsbaserte servicenivåavtaler som er sett i de fleste tjenestekontrakter med utfallsbaserte vedlikeholdskrav. Til forskjell fra servicenivåavtaler, som vanligvis inneholder både oppgaver og obligatoriske materialelister, definerer vedlikeholdskrav både resultat og nøkkelindikatorer, men tillater entreprenøren å avgjøre hvilke trinn og materialer som er nødvendige for å nå målet. Utgangspunktsbaserte krav er spesielt viktige hvis du er outsourcingsanlegg eller vedlikeholdstjenester for utstyr fordi du mangler intern kunnskap eller ferdigheter.
Kontraktparametere
Definer parametere som tillater effektiv kontraktadministrasjon. For eksempel, ta med en klausul som definerer et ordreresystem som sikrer at vedlikeholdspersonell ikke godtar vedlikeholdsforespørsler direkte fra ansatte, og gir også en måte for deg å overvåke entreprenørens ytelse og akutte eller nødvedlikeholdsforespørsler. Inkluder en klausul som spesifiserer hvem som er ansvarlig for å levere - og betale for - verktøy og forsyninger som kreves for å utføre vedlikeholdsarbeid.
Prioritere nødsituasjoner og responstid
Ta vare på nødsituasjoner ved vedlikehold ved å inkludere et krav på ettertid på anrop og ved å prioritere svarstider etter svar i henhold til hastigheten. Avhengig av vedlikeholdsbehovskravene kan det hende du angir en forventet ukesdag for ventetid eller en som krever at entreprenøren er tilgjengelig 24 timer i døgnet, syv dager i uken, 365 dager i året. Prioritere problemer i ettertidssvikt som rutinemessige, haster eller nødstilfeller, og still inn responstid for nød- og nødvedlikeholdssamtaler. For eksempel kategoriserer feilfunksjonen klimaanlegg som presserende, og krever vedlikeholdspersonell på stedet og jobber med reparasjonen innen to timer.
Beskriv en betalingsmodell
Bestem deg om en betalingsstruktur som fungerer for deg og entreprenøren. En kombinasjon av fastavgift og variable betalinger fungerer bra for de fleste vedlikeholdskontrakter. Bruk en fastbetalingsmodell for rutinemessig vedlikehold, vedlikehold og en variabel betalingsmodell for både akutt og etterspørsel etter nødsituasjoner. For eksempel øke en fast avgift betaling med 10 prosent for akutte ettertidssamtaler og 20 prosent for nødsamtaler. Inkluder en refusjonsmodell hvis du planlegger å tilbakebetale entreprenøren for hele eller en prosentandel av verktøyene og forsyningene han tilbyr.
