Kundeservicepersonale spiller en viktig rolle i kundeforholdsadministrasjon, fordi de ofte er det første kontaktpunktet mellom en bedrift og dets klientell. Første inntrykk er kritisk på dette stadiet for å fremme positiv forbruksstemning og merkevare lojalitet. Etikk påvirker spesielt hvordan representanter oppfører seg og er et viktig aspekt av kundeservice.
Høflighet
Om kunder går inn i en butikk for å snakke med en representant eller en telefon til et telefonsenter angående kontoene, må de behandles med høflighet. Dette betyr at kundene blir møtt umiddelbart etter første kontakt og høflig bedt om å vente til en representant kan hjelpe dem. Felles høflighet går langt i å gjøre kundene føler seg verdsatt og verdsatt, og bidrar til å vinne over misfornøyde gjester eller de som gjør rutinemessige henvendelser.
Respekt
Alle kunder må behandles med verdighet og respekt, uansett om de bare stiller et spørsmål eller uttrykker bekymring. Å vise respekt betyr at representanter betaler full oppmerksomhet til kundene og ikke er opptatt av andre oppgaver. Respekt tar også form av å lytte mot tale og tillate kundene å uttrykke seg helt før interjecting. Hvis en kunde ønsker å sende inn en klage eller har en annen type klage, er respekt viktig for beroligende negative følelser.
Forpliktelse
Ofte kan kundeservicerepresentanter gjøre en ulykkelig kunde til en fornøyd, bare ved å følge gjennom på forpliktelser. Dette betyr at hvis en avvik i kontoen må undersøkes innen en avtalt tidsperiode, svarer kundeservicerepresentanter innen den tildelte turnaround-tiden. Hvis kundene er lovet en e-post eller en telefonsamtale, må representanter følge gjennom og kontakte kundene. Engasjement inspirerer tro og tillit til kunder, som kan påvirke deres meninger og kjøpevaner.
Ærlighet
En av de raskeste måtene å fremmedgjøre en kunde er å love noe som ikke kan leveres eller ved å lyve for dem, noe som kan ha mange negative konsekvenser. En dårlig kundeopplevelse er nok til å få en bedrift til å få dårlig rykte. Hvis en bedrift feiler for en feil i en kontoutskrift eller har gjort andre feil, er situasjonen lettere for kundene å godta hvis kundeservicerepresentanter er ærlige og avhjelper avvikene raskt. Ærlighet kan også bygge tillit med selskapets kundebase, og bidrar til å beholde flere kunder i det lange løp.
