Selv med et automatisert lønnsystem skjer det feil. Det er ikke uvanlig at en California-arbeidsgiver ved et uhell overpay lønn til en ansatt. Tilbakebetaling av overbetalingen er ikke så enkelt som å ta fradrag fra lønnsslipp. Arbeidsgivere må få skriftlig godkjenning fra ansatte for å ta fradraget, og må overholde minimumslønn og sluttlønnsregler.
Ingen fradrag for overbetalinger
Som hovedregel har arbeidsgiverne ikke lov til å trekke lønnsoverbetalinger fra arbeidsgiverens etterfølgende lønnsslipp. Dette er underlagt California Labour Code 221, som erklærer at arbeidsgivere er forbudt fra å innføre månedlige fradrag for å kompensere for feil overbetalinger.
Unntak fra regelen
Det er ett unntak for å regulere å ikke tillate påfølgende fradrag. Hvis en arbeidsgiver får godkjenning fra arbeidstakeren, kan arbeidsgiveren gjenopprette overbetaling av lønn. Denne tillatelsen må imidlertid uttrykkes skriftlig, og medarbeideren må ikke godta det. Avtalen kan gjøres før eller etter feilen oppstår, men avtalen må undertegnes før arbeidsgiveren trekker fradraget til tilbakebetaling.
Hold deg over minimumslønn
Tilbakebetaling av overbetaling er tillatt så lenge det ikke medfører at lønnene til ansatte faller under minimumslønn basert på arbeidstidene i lønnperioden. Minimal lønn i 2015 i California er $ 9 per time. For eksempel, si en ansatt tjener en lønn på $ 1000 i uken, og hennes arbeidsgiver betaler uheldigvis henne en ekstra $ 700. Hvis hun jobber 40 timer i løpet av neste uke, må hun få betalt minst $ 360 - $ 9 multiplisert med 40 timer - for den uken. Det betyr at arbeidsgiveren ikke kan tilbakebetale hele $ 700 fra neste ukes lønn fordi det ville sette henne under minimumslønn.
Unngå Endelige Paychecks
Selv om en frivillig avtale er truffet, kan arbeidsgivere ikke motta overbetaling fra en ansattes siste lønnsslipp. Dette ble bestemt i Barnhill v. Robert Saunders når en arbeidsgiver forsøkte å tilbakebetale et lån til en ansatt fra sin endelige lønnsslipp. Arbeidsgivere som prøver å trekke beløp fra en ansattes sluttlønn, kan stå overfor betydelige straffer. Ansatte som ikke mottar endelige sjekker i tide eller i riktig beløp, har rett til ventetidsstraff. Ventetidsstraff beløper til en dags verdi av lønn for hver dag at sluttlønn ikke umiddelbart betales.
