Et sentralt element for å drive en vellykket cateringvirksomhet er muligheten til å opprette nøyaktige budsjetter for hver hendelse. Et budsjett som utgjør kostnadene nøyaktig, gjør at du kan holde faktiske utgifter under faktureringskostnader, og opprettholde en sunn fortjenestemargin. Vellykkede cateringfirmaer er i stand til å bestemme hvor mye de trenger å bruke på hver person på en begivenhet, samtidig som de beregner en merkingsverdi som gjør at hver hendelse er lønnsom og verdt sin tid.
Opprett et diagram eller regneark som viser hver mat og drikkevare du trenger til catering-arrangementet. Det kan bidra til å bryte listen opp i kategorier som forretter, hovedretter, desserter og drikkevarer. Ved siden av hvert element lager du en kolonne for faktiske kostnader per visning, belastede kostnader per visning, faktiske totale kostnader for arrangementet og belastede totale kostnader for arrangementet.
Beregn den faktiske kostnaden per porsjon av hver matrett og drikke som trengs for arrangementet, og plasser denne tallet under kost per porsjon. De faktiske kostnadene er det du trenger å bruke på råvarene som trengs for å lage retter og den faktiske prisen du betaler for drikkevarer.
Bestem markeringsverdien av mat og drikkevarer. Som en generell tommelfingerregel går mange cateringfirmaer med formelen for å lade tre ganger den faktiske kostnaden av elementene for deres endelige prising. For eksempel, hvis en tallerken koster deg $ 5 per porsjon å gjøre, belaste kunden $ 15 per porsjon. Beregn denne figuren for hver servering og legg den under belastede totale kostnader per visning.
Multipliser den faktiske kostnaden per visning for hvert element av antall gjester som deltar, og plasser denne tallet under de faktiske totale kostnadene for arrangementet. Også multipliser den belastede kostnaden per visning for hvert element av antall gjester som deltar og plasser denne tallet under de belastede totale kostnadene for arrangementet.
Samlet tallene i hver kolonne for en klar oversikt over mat- og drikkevarebudsjettet. Fra disse totalene kan du se hva de faktiske kostnadene per visning og for arrangementet er. Du kan også bestemme ditt potensielle fortjeneste ved å sammenligne det med markeringsstallene for arrangementet.
Lag en annen seksjon på regnearket ditt for dine bemanninger og møterom. Innenfor denne delen, skriv ned eventuelle avgifter knyttet til å ansette ansatte som servere og bartendere, og også eventuelle anleggskostnader dersom du gir stedet for klienten din. Noen matleverandører velger å betale for bemanning hver for seg, mens andre finner at de foretrekker å betale en flat prosentandel, for eksempel 21 prosent av den totale regningen som et automatisk serviceavgift, slik at de ansatte er inkludert.
Legg til de aktuelle skatter på regningen før du foreslår de anslåtte kostnadene til kunden din for godkjenning. For eksempel, hvis statens skattesats er 8,25 prosent, multipliserer regningsenheten med den prosentandelen for å finne ut hvor mye skatt skyldes for arrangementet.
