En virksomhet inkorporerer ved å arkivere et formasjonsdokument i henhold til statlig lov, vanligvis med kontoret til statssekretæren der virksomheten ønsker å være lokalisert. Dette formasjonsdokumentet kalles vedtektene i de fleste stater, men er også kjent som et sertifikat for innlemmelse eller charter i visse stater med en historie om bruk av annen terminologi. Virksomheten regnes som innlemmet fra det øyeblikket statskontoret aksepterer arkiveringen og anbringer statens segl eller frimerke til dokumentet, som gir myndighet til å operere i staten. Statens merke på vedtektene er det offisielle beviset for innlemmelse, noe som indikerer den nøyaktige datoen staten aksepterte arkiveringen, og selskapet ble til en anerkjent enhet.Staten opprettholder registreringen av arkiver og gir sertifiserte kopier og sertifikater på forespørsel for å forsikre offentligheten om at selskapet er registrert hos staten og har god status.
Arkivering Kvittering
Ved innlevering av vedtekter med staten vil virksomheten motta et innleveringsbevis via post. Med mindre virksomheten bestiller (og betaler for) en sertifisert kopi av artiklene på det tidspunkt papirarbeidet er arkivert, kan kvitteringen være det eneste elementet som er returnert av staten for å bekrefte at søknaden ble akseptert. Dette arkiveringskvitteringen skal oppbevares med bedriftens virksomhetsregistre. I mange tilfeller er det et tilstrekkelig bevis for innlemmelse å brenne den opprinnelige arkiveringskvitteringen sammen med en vanlig (ikke-sertifisert) kopi av vedtektene, og lette behovet for å betale for sertifiserte kopier av artiklene hver gang selskapet må levere offisiell dokumentasjon.
Kopi av vedtekter
Vedtekter er et offentlig dokument. Alle stater opprettholder en bildedatabase med arkiver, og de fleste stater gjør denne databasen tilgjengelig over Internett. Ethvert medlem av offentligheten kan få tilgang til databasen, og hvis funksjonen er tilgjengelig, last ned en kopi av vedtektene som ble arkivert med staten (ellers kan en person ringe til statskontoret for å bestille en kopi).
Denne nedlastingen vil ha statens karakter og et forsideark som viser datoen selskapet ble registrert, men det vil bare være en kopi. Denne versjonen, sammen med innleveringskvitteringen, kan betraktes som tilstrekkelig bevis for inkorporering for å åpne en bankkonto, men vil sannsynligvis ikke være nok til å tilfredsstille due diligence krav til en låneansøkning. Den beste løsningen er å ha minst en sertifisert kopi av vedtektene i bedriftsboken.
En forespørsel om en sertifisert kopi gjøres enkelt ved innleveringstidspunktet med betaling av et tilleggsgebyr og resulterer i retur av innleveringskvittering og en kopi av artiklene med et originalt statlig stempel eller hevet tetning. En sertifisert kopi av artiklene kan også innhentes når som helst etter arkivering ved skriftlig forespørsel og betaling av gebyr.
Innleveringsbevis
Noen stater (som Missouri, New Mexico og Georgia) utsteder det de kaller et "sertifikat om innlemmelse" når en virksomhet har arkivert sine vedtekter. I noen tilfeller er det en avgift som vurderes ved innleveringstidspunktet for å produsere sertifikatet. I disse landene, når det kreves bevis for innlemmelse, er et originalt introduseringsattest det eneste akseptable beviset. Hvis en bedrift har en stemplet eller sertifisert kopi av artiklene, men ingen sertifikat, vil virksomheten trolig støte på problemer. Virksomheten kan gjøre en anmodning fra staten for et duplikat sertifikat ved betaling av et gebyr.
Godkjenningsbevis
Et annet akseptabelt bevis for innlemmelse som kan erstatte en sertifisert kopi av artiklene, er et sertifiseringsbevis. Dette er et dokument utstedt av staten som verifiserer at en virksomhet registrert hos staten på en bestemt dato og for øyeblikket er aktiv og oppdatert på alle nødvendige statlige arkiver. Dette sertifikatet er også plassert under forsegling. Den kan bestilles fra staten når som helst, vanligvis ved betaling av et gebyr.
Gjøre forretninger
Staten kontrollerer inkorporering og er den eneste enheten som definitivt kan etablere når et selskap er registrert hos staten og om det for øyeblikket er autorisert til å drive virksomhet. Innkallingsbestemmelsene er imidlertid ikke pålagt å bli oppdatert med den nyeste informasjonen om hvem som har kontroll over selskapet, og om det fungerer i henhold til planen. Ofte, når det kreves bevis for innlemmelse, blir betydningen utvidet til å omfatte å skaffe seg bevis på eierskap, operasjonsbevis, adressebevis eller bevis for godkjent signatør.
Så mens sertifiserte artikler eller et sertifikat om god status er teknisk bevis for inkorporering, kan en bedrift bli bedt om å også gi en kopi av vedtektene sine, protokoll fra styremøter, en bedriftsstyringsgodkjennende myndighet til å ta en bestemt handling eller en regning til etablere adresse eller andre ting som verifiserer sin autoritet og vilje til å gjøre forretninger i staten.
