Borte er de dagene da regnskapsførerne brukte papirbøker og en skarp blyant for å registrere regnskapsposter. Datastyrt regnskap har blitt vanlig i mange firmaer, fra Fortune 100-selskaper helt ned til enkeltpersoners solopreneur-bedrifter.
På grunn av internett og tilgjengeligheten av både nettbaserte og desktop-baserte systemer, har kostnaden for regnskapsmessig programvare gått ned, og noen leverandører tilbyr til og med nedskalerte elektroniske bokføringssystemer uten kostnad. Selv om disse systemene kan ha noen begrensninger, for eksempel ikke å kunne spore lager, gir de vanligvis nok funksjonalitet for mindre eller tjenestebaserte virksomheter som rådgivning og andre service-relaterte bedrifter.
Hva er et datastyrt regnskapssystem?
Et datastyrt regnskapssystem består av programvare som er utformet for å spore alle selskapets regnskapstransaksjoner med det formål å produsere økonomisk produksjon for månedlige rapporter, årsregnskap, avkastningsinformasjon og andre rapportkonfigurasjoner som brukes til å analysere bedriftens drift, effektivitet og lønnsomhet.
Selv om gratis eller lavpris online programvare systemer ikke gir mye tilpassbarhet til din spesifikke virksomhet, bruker større bedrifter ofte en datastyrt programvarepakke for programvare som er installert på selskapets mainframe-dataservere og gjort tilgjengelig for flere brukere.
Denne typen storskala datastyrt regnskapsprogramvare kommer ofte med en stor grad av tilpassbarhet. Bedrifter kan ha programvaren designet for å imøtekomme flere valutaer, forretningsenheter som ligger i forskjellige deler av verden og grener av selskapet som selger forskjellige sett med produkter. Det kan også tilpasses for å produsere en rekke finansielle rapporter som beregner nøkkelprestasjonsmålinger spesifikt rettet mot selskapets bransje- og driftsstandarder.
Hvem bruker datastyrte regnskapssystemer?
Det virker som om omtrent alle i virksomheten kan bruke et datastyrt regnskapssystem disse dager på grunn av de mange løsningene som er tilgjengelige for å passe til behovene til stort sett hvilken som helst størrelse og type bedrift. For eksempel har en svært populær regnskapsmessig programvare, Quickbooks, blitt brukt i mange år av en rekke selskaper fra små til mellomstore. Selskapet tilbyr både online og desktop versjoner av programvaren, og programvaren tar imot en anstendig mengde tilpasning til en rimelig pris.
Sette opp systemet
Arbeidet med å sette opp et datastyrt regnskapssystem varierer avhengig av størrelsen og strukturen i virksomheten din. Hvis du for eksempel jobber som konsulent uten ansatte, kan du kanskje begynne å bruke en online regnskapsprogramvare med en gang å registrere dine timer per kunde, lagre alle kundens navn og adresseinformasjon, produsere fakturaer og registrere betalinger fra dine kunder.
Hvis du tillater kundene å betale innen 30 dager, har for eksempel kontoutskriftprogrammer kontoen innebygd, slik at du kan registrere transaksjonene og deretter se alle dine utestående betalinger fra kunder, sammen med datoen Du har utstedt fakturaen slik at du kan se alderen på dine utestående fakturaer.
For et selskap med mer kompliserte operasjoner, lar de fleste programvare deg til å utforme et diagram over kontoer med kontonoder og kategorier som er unike for firmaet og typen virksomhet. Dette kan bidra til å holde data organisert når du registrerer oppføringer for bestemte forretningsenheter eller avdelinger, for eksempel. Det vil også gi deg mulighet til å generere et sett med regnskap eller rapporter for å se på lønnsomheten til bedriften din etter enhet eller avdeling, avhengig av hvordan du har designet systemet.
Kontant kontra avregning i systemet
Du kan registrere dine regnskapstransaksjoner på enten kontanter eller periodisering i de fleste regnskapsprogrammer. Enkelt sagt ligger hovedforskjellen mellom kontanter og periodiseringsregnskapssystemer i nærvær av kundefordringer og leverandørgjeld. Kontant- og periodiseringsregnskap er forskjellig basert på hvordan du registrerer tidspunktet for dine kvitteringer fra salg og penger brukt til å betale dine utgifter.
Når du betaler for ting eller blir betalt kontant, blir salg og utgifter registrert i sanntid. Når du bruker periodisering, registrerer du salg når du tjener dem og utgifter når du pådrar dem, selv om du ikke har mottatt salgsinntektene eller betalt utgiften ennå. For eksempel, i et periodiseringsregnskapssystem, vil du foreta en oppføring hver måned for å tilføre penger til en forsikring som du må betale ved årets slutt. Du vil registrere denne oppføringen i en aktivakonto kalt forhåndsbetalt forsikring. Du vil registrere transaksjonen som om pengene allerede var brukt ved å redusere balansen på bedriftens kontanter konto og tilsvarende øke balansen på din forskuddsbetalte konto hver måned.
Er skatteavkastning Kontant eller periodisering?
Gode grunner til å bruke regnskapsprogramvare inkluderer datainnsamling og rapporteringsfunksjoner. Når skattetid kommer rundt, gjør programvaren det mye enklere for deg å samle inntekts- og kostnadsdataene dine for å nøyaktig og effektivt fullføre bedriftens føderale og statlige avkastning.
Regnskapsdataene som du bruker til å fylle ut selvangivelsen din, kan være på enten kontanter eller periodisering, avhengig av bedriftens størrelse og regnskapsmetoden du har valgt å bruke. IRS har visse regler som vil hjelpe deg med å avgjøre om kontanter eller periodisering passer best for bedriften din.
For eksempel, hvis bedriften din tjener mindre enn $ 1 million i omsetning hvert år, kan du bruke kontantmetoden for regnskap. Hvis du har inventar skjønner imidlertid IRS at du skal bruke periodiseringsgrunnlaget for regnskapsføringsdelen av virksomheten din spesifikt. Med noen få unntak, hvis virksomheten din er et C-selskap, krever IRS at du skal bruke periodiseringsbasert regnskap, slik at du vil legge inn selvangivelsen din på opptjeningsbasis.
Når firmaet legger sin første selvangivelse, velger du enten kontant- eller opptjeningsmetoden. IRS krever at du velger hvilken metode som gir den mest komplette og nøyaktige oversikt over bedriftens inntekter og utgifter. Det krever også at du bruker samme metode fra år til år. Ellers blir det svært vanskelig hvis IRS trenger å sammenligne dine nåværende data med dine historiske figurer. Hvis du bestemmer deg for å endre regnskapsmetoden, må du bruke IRS-skjema 3115 for å be om tillatelse.
Systemfunksjonalitet
Datastyrt regnskapsprogramvare kan være bare-bein, gi grunnleggende om bokføring, eller du kan bruke en fullverdig programvareløsning som tilbyr ikke bare bokføring, men også lagerstyring, distribusjonssporing, produksjon og arbeidssporing, kundeforvaltning, tid og prosjektledelse og mer.
På grunn av den fortsatte programvareutviklingen kan regnskapspakker gjøre mer av de daglige transaksjonsoppgavene og frigjøre deg for å gjøre annet verdiskapende arbeid i din bedrift.
Det lønner seg å tenke fremover for hvordan du ser frem til veksten i bedriften din og sørge for at regnskapsmessig programvare er skalerbar, noe som betyr at den kan huse ekstra kontoer, flere forretningsenheter og håndtere et større antall lager enheter eller knytte seg til en strekkode fra en tredjepart programvare, blant annet. Hvis du for eksempel driver en butikk, kan du for eksempel registrere dine kassa-transaksjoner automatisk i regnskapsprogramvare, avhengig av hvilket system du velger, ved hjelp av strekkodeskanner og kodede produktkoder for å legge inn informasjonen i systemet.
Regnskap Programvare Pros
Ved hjelp av regnskapsmessig programvare tilbyr selskapet flere fordeler. Først og fremst sikrer strukturen og disiplinen i et datastyrt regnskapssystem at firmaet ditt kan produsere nøyaktige årsregnskap. Dette er spesielt viktig hvis firmaet ditt må levere disse for ekstern bruk som bankfinansiering, eller hvis du må presentere regnskapet i samsvar med god regnskapsprinsipper (GAAP).
Regnskapsprogramvare kan spare tid, spesielt hvis du vil opprette et budsjett eller en prognose. Du trenger bare å generere en rapport av dine historiske data og projisere den med noen få tweaks for å produsere neste års budsjett eller prognose.
Du kan også strømlinjeforme og legge til effektivitet i den samlede regnskapsprosessen, spesielt hvis du kan krysse opp administrative ansatte for å hjelpe deg med noen av de mer rutinemessige bokføringsoppgaver, for eksempel å legge inn regninger til betalingssystemet ditt.
Når du genererer bedriftsfakturaer, legger din regnskapsmessige programvare automatisk beløpene til selskapets kontosaldo. Alt denne funksjonaliteten fungerer sammen i samme regnskapsprogramvare reduserer feil og hjelper deg å sørge for at du ikke lar noen transaksjoner slippe gjennom sprekkene.
Programvare ulemper
Noen få ulemper eksisterer for bruk av datastyrte regnskapssystemer, selv om de fortsatt gir mer mening enn å holde bøkene dine med storpapir og en blyant. Når du forstår de potensielle ulempene, kan du ta skritt for å sikre at disse problemene ikke blir et problem i bedriften din. Regnskapssystemer kan være komplekse og noe vanskelig for ansatte å bruke. En barebones regnskapspakke kan være akkurat hvis du eller dine ansatte ikke har noe ønske eller krav til å forstå nyansene og detaljene i regnskapet.
Hvis du har et mer etablert selskap, eller en med en kompleks struktur som inneholder lager, arbeid i gang, flere forretningsenheter og intercompany-transaksjoner, vil bedriften for eksempel kreve et mye mer komplekst regnskapssystem sammen med mer høyt utdannede ansatte til å administrere det.
Du kan ha løpende kostnader for et regnskapssystem. Hvis du for eksempel velger den elektroniske versjonen av Quickbooks, har du en løpende månedlig avgift. Større programvarepakker, spesielt de som er installert på firmaets server, krever ofte lisenser. For eksempel, si at firmaet ditt har 10 personer som trenger tilgang til ditt regnskapssystem. Programvareleverandøren kan belaste deg enten en engangs, årlig eller månedlig avgift for hver brukerkort i tillegg til basekostnaden for programvarekjøpet.
Som med hvilken som helst programvare for noe formål, forbedrer utviklerne kontinuerlig og oppdaterer programvaren slik at den kan utvikle seg med endringer i databehandling eller endringer i feltet. På grunn av dette, regner med å få av og til nedetid, spesielt hvis du bruker nettbasert programvare, og foreta regelmessige datasikkerhetskopier en viktig del av ditt regnskapssystem.
Gjør din forskning når du velger riktig datastyrt regnskapsprogramvare for din bedrift. Det er ikke gøy når du gjør alt arbeidet for å implementere programvaren og laste opp dataene dine, bare for å finne etter et år eller to at den valgte programvaren enten har for få funksjoner og ikke kan imøtekomme din voksende virksomhet, eller har for mange utenlandske funksjoner som gjør det mer komplisert enn det må være.
Kundeservice er et annet viktig element, så velg et selskap som kan gi deg, helst 24/7-støtte og en levende person til å snakke med heller enn bare en online kunnskapsbase. Vær også oppmerksom på at hvis du bruker et skybasert regnskapssystem, kan sensitiv finansiell informasjon bli utsatt for elektroniske hackere, så ta til rette for å sikre bedriftens internettforbindelse og data.
Oppgradering av systemet
Hvis du startet virksomheten din ved å bruke pared-down regnskapsprogramvare, eller til og med et manuelt bokføringssystem, kan du på et tidspunkt bestemme deg for å oppgradere din datastyrte regnskap for å bringe virksomheten til neste nivå. For å gjøre overgangen smertefri og sette bedriften opp for regnskapsmessig suksess, hjelper det å gjøre litt prep-arbeid før du overfører til en ny regnskapsprosesspakke.
Begynn med å rydde opp dine historiske data, fordi hvis du har regnskapsinformasjon som inneholder feil, feilmeldte innganger eller ufullstendig informasjon, vil disse feilene overføre til ditt nye system og gjøre det vanskeligere for deg å ha integritet i dine regnskapsbøker.
Overgang til ditt nye system i slutten av året eller i hvert fall ved slutten av kvartalet, slik at du kan få en ren avskjæringsdato. Dette vil hjelpe deg i fremtiden når du må se tilbake til visse historiske transaksjoner. Deretter ser du over bedriftens oversikt over eventuelle feil og legger til eventuelle nye kontoer etter behov. Se gjennom kundelisten, leverandørlisten, listen over ansatte og eventuelle andre lister i regnskapsprogramvaren din, som kan inneholde gamle, ubrukte kontoer eller dupliserte oppføringer.
Kontroller at din regnskapsfører kontrollerer hver generell konto på firmaets prøvebalanse for å bekrefte at kontosaldoen er riktig. Det nye systemet kan ikke være i stand til å imøtekomme detaljene bak disse transaksjonene, noe som betyr at hvis du overfører en kontosaldo som inneholder feil, har du ingen informasjon i det nye systemet for å hjelpe til med å løse feil eller unøyaktigheter. Til slutt, ta kontakt med din regnskapsfører eller CPA for å se om han kan se gjennom systemoppsettet, og anbefale eventuelle endringer som kan strømlinjeforme eller legge til effektivitet i regnskapsarbeidet ditt.
