En budsjettoffiser er en utdannet profesjonell som arbeider for å holde budsjettet balansert for et selskap over en bestemt periode. Budsjettoffiser er ansvarlig for å kontrollere hvordan midlene blir brukt, slik at selskapets planer som krever finansiering, er mulige innenfor budsjettgrensene, og at årsrapporten for selskapet er opprettet med sannferdige og pålitelige tall. Budsjettoffiser forventes ofte å planlegge og foretar endringer i budsjettet dersom det må forbedres over tid.
Transaksjoner og verifisering
En budsjettoffiser er ansvarlig for å administrere og analysere hver transaksjon selskapet gjør. Dette inkluderer både kjøp eller generelle kostnader og inntekter eller salgsinntekter. En budsjettoffiser må avgjøre virkningen av hver transaksjon på selskapets finansielle kontoer, da et selskap ikke bør gå inn i gjeld på grunn av kjøp. Han er også ansvarlig for å verifisere hver transaksjon for å sikre at den er legitim og fullført.
Regnskapssystemer
En budsjettoffiser er også ansvarlig for å implementere regnskapssystemer i et selskap for å sikre at transaksjonene, budsjettene og den samlede økonomien opprettholdes på en konsekvent måte. Gjennomføringsprosessen omfatter å samle og analysere behovene til selskapet gjennom tidligere regnskapsdata og bruke de tilgjengelige ressursene som tilbys av regnskaps- og finansavdelingene i selskapet. Hvis selskapet bruker et program, endrer budsjettbehandler regnskapssystemene for å passe selskapets behov.
Månedlig avdelingsbudsjett
Hver avdeling i et selskap vil ha sitt eget budsjett. En budsjettoffiser må analysere hver avdelingens budsjett for å sikre at det er nok tilgjengelige midler til å operere hver måned. Hvis ikke, må budsjettbehandleren konsultere avdelingsledere for å se hvordan budsjettjusteringer kan spare penger i løpet av en måned for å holde seg på sporet. Disse endringene sikrer at budsjettet forblir stabilt, slik at langsiktig finansiell planlegging for avdeling og selskap ikke påvirkes.
Årlige rapporter
Et selskap må skrive en årsrapport en gang i året for å reflektere over fjorårets økonomiske status. Årsrapporten inneholder budsjetter for alle utgifter, innkjøp og lønn som er betalt for å holde virksomheten operativ, samt alle resultatregnskapene som viser hvor mye selskapet har opptjent. Budsjettoffisterns ansvar i denne sammenhengen omfatter å undersøke budsjettene i rapporten for fullstendighet, tallføyaktighet og sjekk for å se om årsrapporten oppfyller selskapets økonomiske prosedyrer og forskrifter.
