Å holde et vellykket forretningsmøte innebærer ikke bare innhold og medlemmer av møtet, men også arrangementet av møblene. For å effektivt arrangere et rom for et forretningsmøte vil du vurdere funksjonen til møtet og skape en passende atmosfære og arbeidsplass for produktivitet. Hvis rommet er godt arrangert for møtet, vil medarbeidere kunne jobbe og fungere uten forstyrrelse eller distraksjon for fullt ut å benytte seg av den tilgjengelige møttiden.
Elementer du trenger
-
tabeller
-
Stoler
-
Presentasjon tilbehør
-
Zip bånd
-
Duct tape
-
lamper
-
Sidebord, etter behov
-
Mat og drikkevarer
Vurder funksjonen til rommet og plasser tabeller tilsvarende. Et diskusjonsmøte bør bruke en rundbordsstil ved å arrangere bord i en sirkel eller halvcirkel, slik at hver deltaker kan se alle andre. Presentasjoner kan bruke et styrerom satt opp med ett stort rektangel eller plasser mindre bord i rader med hver deltaker som vender mot samme retning.
Ordne sitteplasser rundt bordene i henhold til bordoppsettet ditt ved hjelp av komfortable stoler som passer for lengden på møtet. Hårde plaststoler bør bare brukes til korte (timers eller mindre) møter for å holde ansatte fokusert og komfortabelt. Plasser to til tre ekstra stoler til siden av rommet i tilfelle det er flere gjester enn forventet eller en stolpause.
Plasser noen rekvisitter som podier, flipover, projektorskjermbilder eller presentasjonsplakater i et tydelig synlig område foran på rommet slik at hver deltager kan se det enkelt. Hvis du bruker utdelinger eller mapper, plasserer du dem på hver stol langs bordet, eller legger dem til side for distribusjon senere i møtet. Ikke la disse elementene forstyrre arbeidsplassen eller gjøre det vanskelig å flytte i rommet, for eksempel å stable dem på gulvet.
Slå av ringeren på noen telefoner i rommet for å unngå forstyrrelser; Du må imidlertid ikke koble fra telefonen for å tillate utgående anrop i nødstilfeller. Hvis datamaskiner brukes til møtet, pakk alle kabler med glidelåser for å unngå å klemme på føttene og tape noen ledninger til gulvet som går over gangveier.
Legg til ekstra belysning utover overliggende belysning til rommet for å myke atmosfæren og gjøre lengre møter mindre visuelt belastende. Sett lamper på sidebord hvor de ikke kommer i vei eller blokkerer visninger, men unngå stearinlys, som kan avgi mykt lys og duft, men kan utgjøre en fare.
Sett opp et lite matvareområde i et hjørne av rommet eller langs en vegg i nærheten av døråpningen for å levere flaskevann, brus, kaffe eller snacks som kaker, brownies eller frukt og kjøttbrett. Hvis du bruker mat til lange møter, unngå høyt sukkermat og sørg for at det er en søppelkanne i nærheten av serviceområdet for å holde bordet rent og ryddig når måltidet er over.
Tips
-
Hvis du har mulighet til å velge møterom, kan du prøve å finne et stille rom borte fra overflødig støy og forstyrrelser, samtidig som du stiller møterommet praktisk til bad i samme etasje av bygningen.
Hvis det er mulig, juster termostaten i rommet til en komfortabel innstilling slik at de som ikke er for varmt eller kalde, gir ubehag og distraksjon, der de ikke kan fokusere på oppgaven ved hånden.
