En lønnspolitikk beskriver lønnsprosessen ettersom det gjelder administrasjon av lønn, tidsprosess, lønnsplaner og betalingsmetoder. Dokumenterte prosedyrer sikrer en klar og definert godkjenningsprosess, effektive lønnsaktiviteter, tilgjengeligheten av skjemaer og passende kontroller. En organisasjon med etablerte lønnsregler og prosedyrer kan forsikre ansatte om nøyaktig og rettidig betaling av lønn og lønn.
Betydning
Lønn er en av de største utgiftene i enhver organisasjon. En lønnspolitikk etablerer interne sjekker og balanser for å kontrollere og beskytte denne utgiften. Det reduserer forekomsten av feil og mulighet for svindel. I store selskaper innebærer lønnsprosessen mye tid og ressurser. Lønnsprosedyrer skaper effektivitet når det gjelder tidsinnsamling, dokumentbehandling, dataregistrering, betaling og registrering. Ved å inkludere automatisering og fremskritt i systemteknologi kan prosedyrer være kostnadseffektive og spare penger på bedriften.
Hensikt
En lønnspolicy garanterer at ansatte alltid vil motta riktig lønn til rett tid. Det sikrer at selskapet overholder føderale, statlige og lokale lover, spesielt de som refererer til skatter, Medicare, Sosial sikkerhet og rettferdige arbeidsstandarder. Overholdelse av lovgivningen vil hjelpe selskapet å unngå å betale straffer. Lønnsprosedyrer støtter også gjennomføringen av etablerte kompensasjonsstrukturer og -systemer, avdelingsbudsjetter og kollektive forhandlinger.
Egenskaper
En lønnspolicy definerer ansvar og ansvar for lønnsansatte og ledere. Siden lønn innebærer konfidensiell informasjon, må policyen angi tilgangs- og sikkerhetsnivå. Den identifiserer også trening som kreves av ulike ansattes grupper. Lønnsprosedyrene beskriver prosessen fra når ansatt er ansatt. De inkluderer lønnsaktiviteter og skjemaer som kreves for behandling av nye ansettelser, ansettelsesendringer, informasjonsoppdateringer, spesialbetalinger, fradrag, tidsrapportering og oppsigelse.
betraktninger
For å minimere risikoen for svindel, må lønnspolitikken inneholde interne kontroller. En form for kontroll er adskillelse av oppgaver. For eksempel, hvis det er to ansatte involvert i lønnsbehandling, ville man forberede lønnsdokumenter mens den andre ville godkjenne og godkjenne. En godkjenningsmyndighet må gjennomgå all lønn og gi informasjon. En annen gruppe eller avdeling som regnskap kan revidere lønnstransaksjoner. Lønnsprosedyrer må også beskytte konfidensialiteten til lønnsinformasjon, slik at kun autoriserte personer har tilgang til dem.
Arbeidsoppgaver
Lønnavdelingen har ansvaret for å administrere lønnsarbeidet for å sikre effektiv og rettidig lønnsbehandling. Det fastlegger lønnsplaner og frister for innlevering av lønningsdokumenter. Lønnspersonell tildeler og kontrollerer tilgang til informasjon i lønnsystemet. De legger inn informasjon i systemet og foretar endringer etter behov. Ledere må sørge for at obligatoriske lønnsdokumenter er fullført og videresendt innen fastsatte tidslinjer. Ansatte er ansvarlige for å gjennomgå betalinger og fradrag og gi råd til lønnsavdelingen for eventuelle uoverensstemmelser. De bør også holde sin informasjon oppdatert.
