Det kommer en tid i hver praksis eller et sykehus når en lege dør, og en administrator må sende et brev som informerer legenes pasienter. Skrive brevet er en enkel oppgave. Det kan imidlertid være tidkrevende å sende ut de enkelte bokstavene og svare på spørsmål, spesielt hvis legen hadde et stort antall pasienter. Det er viktig å varsle alle så snart som mulig slik at pasientene kan planlegge for en ny lege.
Søk gjennom doktorsdatabasen for å få kontaktinformasjonen til alle pasientene. Se etter fysiske adresser, e-postadresser og telefonnumre.
Skriv inn et brev ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvare hvis du vil sende en utskrevet melding. Skriv ut adressen til hver pasient på en konvolutt og legg ett bokstav i hver konvolutt individuelt. Fest et stempel på konvolutten og send brevet til hver pasient samtidig.
Send en e-postmelding til pasienter hvis e-postadresse du har. Inkluder samme melding som du har tatt med i det trykte bokstaven.
Vær klar og kort. Bruk Arial skrifttype. Pass på at brevet er fri for jargong og forkortelser.
Sjekk etter stavemåte og grammatiske feil. Forklar i brevet hva som har skjedd. Hvis du ikke har adresse til en bestemt pasient, ring eller e-post for å gi beskjed. Dette kan være en plagsom tid for pasientene, spesielt de som har vært med legen i lang tid. Så forsikre deg om at en kvalifisert lege vil overta sine filer. Du kan introdusere den nye legen i samme brev, eller du kan gi den informasjonen i et eget brev, e-post eller telefonsamtale. Legg igjen kontaktinformasjonen din dersom pasienten har oppfølgingsspørsmål.
Gi opplysninger om begravelsesarrangementene dersom pasientene ønsker å delta.
Tips
-
Hvis en pasient kaller en avtale med en avdød lege, forklar hva som har skjedd og tilbud om å planlegge en avtale med erstattende lege. Hvis den nye legen ikke har startet arbeidet, foreslå andre leger i området.
