Bedrifter gjør løpende utgifter til å drive og vedlikeholde sin virksomhet, og dette er en del av en syklus av å pådra seg og betale utgifter. Ledelsen ønsker vanligvis å redusere selskapets kostnader til å erverve og vedlikeholde beholdning, forsyninger og kostnader som en del av utgiftssyklusen.
Selskapet har andre sykluser, inkludert en inntektssyklus som sporer kundeordrer og salgsprognoser, og en produksjons syklus som inkluderer forretningsaktiviteter og informasjon som kommer fra produktfremstillingsprosessen. Et selskaps utgiftssyklus dreier seg om informasjon fra lager og andre gjenstander som den må kjøpe.
Utgiftssyklusen i tiltak
Informasjonsflyt til og fra utgiftssyklusen. Produksjonssyklusen og salgssyklusen gir både informasjon om når og hvor mye penger et selskap må bruke på ekstra lager, for eksempel.
Informasjonen flyter fra utgiftssyklusen angående mengden av ny beholdning mottatt, hvor mye penger som skal betales og forfallsdato for betalinger. Bedrifter bruker vanligvis tre ulike typer transaksjoner i utgiftssyklusen, inkludert kontantutbetaling, kredittkjøp og kjøpsavkastning.
Forklar innkjøpssyklusen
Et selskap starter vanligvis et kjøp ved å utarbeide en innkjøpsordre. Dette dokumentet er sendt til en leverandør, og leverandøren fyller bestillingen og utarbeider en regning, og noterer bestillingsnummeret. Når leverandøren sender varen, registrerer mottakeren kvitteringen, videresender den til regnskapsavdelingen, mens de fysiske varene plasseres i et lagerområde som skal selges eller gjøres til andre varer til salgs.
Bedrifter må administrere inventar ved å holde telle av enhetene på lager og bestemme hastigheten eller hastigheten som disse elementene selger. Innkjøpsavdelingen kan over tid estimere hvor ofte det må foreta en ny innkjøpsordre eller en ny varelager for å beholde varer på lager på en kontinuerlig basis.
Viser utgifter til regnskapet
Når et selskap kjøper inventar, viser det kjøpet som en kostnad på resultatregnskapet. Tidspunktet for utgiften varierer, avhengig av om selskapet bruker periodisering eller kontantbasert regnskap. Hvis selskapet kjøpte varelageret på kreditt, ville du se varelageret på balansen som en eiendel, og også som et betalingsbeløp.
Forpliktelser Balanse
Som en del av et selskaps utgiftssyklus, kan balansen for utestående kontanter fortsette å vokse ettersom den bruker mer penger til å skaffe inventar og tjenester. Hver måned foretar selskapet utbetalinger for å redusere balansen i leverandørgjeld, eller dens penger skyldes leverandører.
Når selskapet betaler en regning og reduserer balansen for utestående kontanter, har den fullført utgiftssyklusen. Bedrifter har annen virksomhet i en syklus, inkludert en lønnsyklus hvor et selskap registrerer lønn opptjent av ansatte og deretter utsteder periodiske lønnsslipp.
Et salgs- eller inntektssyklus skjer når selskapet selger varer eller tjenester, leverer dem til kunder, utsteder en faktura og mottar betaling. En finansieringssyklus skjer når et selskap utsteder gjeld, for eksempel bedriftsobligasjoner, og betaler det deretter.
