Når et prosjekt er fullført, er det eneste som igjen er å analysere hva som gikk riktig, hva som gikk galt og hva teamet kan gjøre for å gjøre fremtidige prosjekter mer vellykkede. Dette gjøres vanligvis i en postmortem-rapport. En uvurderlig forutsetning for en endelig, etterprosjektmøte er en postmortemrapport som gir konkrete eksempler og mange detaljer uten å være for negativ eller selvtillykkelseskrevende.
Struktur og stil
En formell rapportstruktur med veldefinerte overskrifter og underposisjoner vil hjelpe deg med å presentere både faktuell og analytisk informasjon på en klar og kort måte. Purdue University Online Writing Lab foreslår at du skriver hele rapporten ved hjelp av en enkelt standard skrift som Arial eller Times New Roman. Bruk lister når du kan, og bruk hvitt mellomrom mellom og innenfor seksjoner for å gjøre rapporten enklere å lese. Bruk grammatisk tid riktig: Bruk tidligere tid til å forklare prosedyrer og presentasjon for å generalisere og angi hva prosjektresultatene viser.
Introduksjon og mål
Bruk introduksjonsdelen for å beskrive postmortemrapporteringsmål. De fleste rapporter tar sikte på å oppnå fire hovedmål: å gjennomgå og diskutere om prosjektet var vellykket, identifisere høye poeng og prestasjoner, peke på viktige saker og diskutere problemløsende taktikk og skissere kjernevirksomheter. Formatering av disse målene som en punktliste er også en god måte å definere rapportstrukturen på.
Parametre og mål
Presentere faktabasert prosjektinformasjon og prosjektmål i neste avsnitt. Organiser faktainformasjon - for eksempel tittelen, prosjektlederens navn, startdato og mål og faktiske ferdigstillingsdatoer - i tabellformat. Oppsummer prosjektet i en kort fortelling. Inkluder informasjon som type, formål og mål og mål for prosjektet, samt budsjettet, benchmark evalueringsmålinger og eventuelle begrensninger eller begrensninger prosjektet står overfor.
Resultatanalyse og vurdering
Resultatinformasjon er "kjøttet" i rapporten. Bruk fortellinger og punktlister for å beskrive sentrale resultater og problemer. I prosjektprosjektets avsnitt beskriver hva som gikk riktig og det som fungerte bra, og diskuterer praksis - som en ukentlig møteplan eller muligheten til å kommunisere via direktemeldinger - at laget ble funnet spesielt nyttig for å fullføre prosjektet i tide. I hovedproblemer-avsnittet beskriver hva som gikk galt, hvilke retningslinjer og prosedyrer som forårsaket problemer og hvilke utfordringer laget møtte. Snakk om hvordan disse problemene påvirket aspekter av prosjektet, for eksempel budsjett og tidsplan, og beskriv hva teamet gjorde for å overvinne eller administrere dem.
Vurdering og Takeaways
Fullfør rapporten med en samlet prosjektvurdering og takeaway analyse. Et fem til ti poeng klassifiseringssystem som evaluerer kritiske aspekter av prosjektet - inkludert ytelse, styringsoverholdelse av omfang og kommunikasjon - kan skape en nyttig visuell visning. Til slutt, beskriv lærdomene, spesifiser eventuelle best practices utviklet og implementert under prosjektet og gi forslag til løpende forbedringer.
