Som et databaseprogram har Microsoft Access en rekke applikasjoner i næringslivet. Ledere kan bruke Access for å lage en database med ansatte, slik at de kan vurdere lønnsinformasjon, demografiske data og budsjettnumre med et blikk. Regnskapsførere bruker ofte også Access-databaser til å spore fakturaer, vurdere kundefordringer og holde oversikt over selskapsfinansene. Når den underliggende informasjonen er angitt i Adgangstabellene, kan regnskapsførere lage egendefinerte spørringer og skjemaer som gjør det enklere å finne den nødvendige informasjonen.
Skriv ned en liste over feltene du vil inkludere i din regnskapsdatabase. Avhengig av dine behov kan disse feltene inkludere forfalt, klientnavn, forfallsdato, vilkår og et notatfelt for frittstående tekstoppføring.
Åpne Microsoft Access og gå til tabeller-delen. Velg alternativet for å opprette et nytt bord i designvisning. Dette åpner et rutenett som lar deg skrive inn et navn for hvert felt, samt en beskrivelse av innholdet på feltet.
Klikk på rullegardinmenyen ved siden av "Datatype" for hvert felt i databasen. Du kan formatere feltene dine som valuta, tall og tekst som nødvendig. Du kan også bruke dato og klokkeslettfelter for ting som forfallsdato.
Gå gjennom listen over felt i databasen din og legg til noen andre du tror du trenger. Det er lettere å bygge alle feltene du trenger fra starten enn å gå tilbake og legge til felt i en database som allerede inneholder hundrevis eller tusenvis av poster.
Klikk på "Lagre" knappen for å lagre bordet ditt. Skriv inn et navn på bordet og klikk "OK".
Gå til skjema-delen i Tilgang-vinduet og velg skjemaveiviseren. Bruk skjemaveiviseren til å lage et enkelt dataregistreringsskjema basert på feltene i tabellen. Du kan da bruke det datasettingsskjemaet for å legge til informasjon i tabellen. Når du skriver inn i dataregistreringsskjemaet, overføres informasjonen automatisk til den underliggende tilgangstabellen.
Flytt til spørringer-delen og begynn å bygge spørsmålene som vil gjøre din regnskapsdatabase mer nyttig. Bruk spørringsveiviseren til å bygge det opprinnelige spørsmålet og lagre det, høyreklikk deretter spørringen og velg "Designvisning" for å foreta endringer eller angi kriterier. For eksempel kan du bygge en forfallsdato og skrive inn "Mellom Angi startdato og Angi sluttdato." Dette ber brukeren å legge inn start- og sluttdatoen når du kjører spørringen. Denne typen spørring kan være veldig nyttig for å se på forfallte fakturaer og sporing av kundefordringer.
