Jo mer kunnskap en bedrift har om sin ytelse, desto bedre er sjansene for suksess. Ved å forstå det økonomiske og bedriftens bilde fullt ut, er toppledelsen i en bedre posisjon til å ta viktige beslutninger som påvirker selskapet. Dette er her Management Information System (MIS) kommer inn. En MIS er en datastyrt database som samler, behandler, lagrer og kommuniserer informasjon relatert til alle nivåer i en organisasjon. Informasjonen i et MIS vises vanligvis ved å sammenligne faktiske økonomiske tall til planlagte økonomiske tall, noe som gir teamet en oversikt over hvordan selskapet utfører, basert på målene sine.
Å gi beslutningsprosessdata
Et av hovedmålene med en MIS er å gi bedriftsledere med viktige beslutningsdata. Et Management Information System fanger kontekstuelle data fra alle områder av virksomheten, noe som betyr at den har et fullt bilde av selskapet. Som et resultat, når ledelsen ser ut til å ta viktige beslutninger som påvirker store deler av virksomheten, er det viktig å sjekke MIS-dataene for å sikre at det er den beste beslutningen. Hvis selskapet for eksempel ønsker å utvide sin virksomhet i et bestemt område ved å ansette flere ansatte, vil de kanskje sjekke utførelsen av den avdelingen de siste tre årene for å se hvordan den har gjort. Hvis det ikke har vokst jevnt eller brakt inn i den nødvendige mengden av inntekter, kan det ikke være et område der de ønsker å fokusere sin innsats.
Møte selskapsmål
Et av hovedformålene med et Management Information System er å gi bedriften tilbakemelding om sin egen ytelse. Som et resultat, hjelper MIS organisasjonen til å møte mål og mål. Fordi MIS typisk viser faktiske ytelsesdata over planlagte resultater, har ledergruppen et raskt øyeblikksbilde av hvor selskapet står på å møte sine mål til enhver tid. Hvis MIS viser at organisasjonen er 50 prosent vekk fra å oppfylle inntektsmålet for året, men året er allerede 80 prosent fullført, så kan ledelsen se at det ikke er en god sjanse for at selskapet vil slå sitt mål. I dette tilfellet vil de kanskje implementere en ny inntektsbyggingsplan for å møte deres mål innen årets slutt, eller de må kanskje informere sentrale interessenter om den nåværende økonomiske situasjonen.
Forbedre organisatoriske styrker og svakheter
Administrasjonsinformasjonssystemet inneholder data om flere forskjellige aspekter av selskapet, noe som betyr at det er et godt utgangspunkt for å avgjøre hvilke områder av selskapet som lykkes og hvor det er rom for forbedring. En MIS kan gi selskapet informasjon om spesifikke områder av organisasjonen, for eksempel menneskelige ressurser, råmaterialkostnader, ledelsesprestasjoner, arbeidskraftomsetning og budsjett. Selskapet kan se hvilke områder som er klare for vekst og kan da tildele ytterligere ressurser til dem for å fremme suksess. På samme måte, hvis det er visse områder som trenger forbedring, kan ledelsen bestemme seg for å være spesielt oppmerksom på dem for å gjenopprette ytelsen.
