Bedrifter utsteder debet- og kredittfakturaer når de driver forretninger med kunder. Begrepet debet og kreditt har forskjellige betydninger for regnskapstransaksjoner, banktransaksjoner og fakturaer. Når en bedrift utveksler en kredittfaktura eller en debetfaktura, må den innse hva disse dokumentene betyr.
Kredittfaktura
Selgere utsteder kredittfakturaer av flere årsaker. Hvis en kunde rapporterer et problem med varer den har kjøpt, kan selgeren utstede en kredittfaktura. Hvis kunden returnerer ubrukt produkt, kan selgeren utstede en kredittfaktura for beløpet som returneres. Hvis kunden er misfornøyd med en gitt tjeneste, kan selgeren utstede en kredittfaktura til kunden. En kredittfaktura reduserer hvor mye penger selgeren forventer å motta fra kunden. Selgeren reduserer kundens fordringer for beløpet på kredittfakturaen og øker salgsavkastningen og godtgjørelsene. Kjøperen reduserer sine betalbare kreditter for beløpet på kredittfakturaen og reduserer varelagerets verdi.
Debet Faktura
Selgere debiterer fakturaer av ulike årsaker. Hvis en kunde savner fristen for en tidlig betalingsrabatt og trekker fradraget uansett, kan selgeren utstede en debetfaktura for rabattbeløpet. Hvis selger forhåndsbetalt fraktkostnader for kunden, kan selgeren utstede en debetfaktura for disse fraktkostnadene. En debetfaktura øker hvor mye penger selgeren forventer å motta fra kunden. Selgeren øker kundefordringen for beløpet på debetfakturaen og øker inntektene. Kjøperen øker betalingen sin for beløpet på debetfakturaen og øker utgiftene sine.
Fordeler ved å utstede kreditt- og debetfakturaer
Kreditt- og debetfakturaer gir et par fordeler for både kjøper og selger. Først gir kreditt- og debetfakturaer en papirspor for transaksjonen. Denne dokumentasjonen tillater selskapets ansatte og revisorer å opprettholde poster og gjennomgå tidligere transaksjoner. Kreditt- og debetfakturaer lager også en rekord mellom kjøper og selger angående de finansielle transaksjonene mellom de to enhetene.
Ulemper ved å utstede kreditt- og debetfakturaer
Noen ulemper oppstår ved å utstede kreditt- og debetfakturaer også. Hver utstedt kreditt- eller debetfaktura skaper ekstrautgifter for selgeren. Selgeren påfører papirkostnader, blekkkostnader, portokostnader og lønnskostnader knyttet til opprettelsen av fakturaene. Dessuten skaper en overflod av kreditt- og debetfakturaer potensialet for forvirring både for kjøper og selger som følge av tilleggsarbeidet.
