Et budsøkningsbrev vil introdusere deg som budets opphavsmann og invitere potensielle respondenter til å lære mer. Brevet vil oppsummere og overføre materiale og anvisninger som er nødvendige for å svare på invitasjonen til bud. Du vil fortelle leserne dine hvem du er, hva du søker og hvordan du vil svare på tilbudsgivers spørsmål. De vil oppdage hvordan du vil motta bud, og hva er din tidslinje. Mens budsøkningsbrev ofte bruker oversikt, tabulære og memoformater, kan du bruke et formelt brev til å presentere et sammendrag av budgivningsprosessen og markere sine hovedpunkter.
Invitere leserne til å sende budforslag som følger med vedlagte buddokumenter. Dine buddokumenter kan inneholde en beskrivelse av evalueringsprosessen og budgiverinstruksjonene som angir formatet og stoffet til materialet som skal sendes inn. De kan også inkludere vilkår og betingelser som budgivere bør forvente i en kontrakt, samt en detaljert beskrivelse eller spesifikasjoner av tjenestene eller varene du søker. For leserens veiledning, gi en punktliste over buddokumentene du har vedlagt brevet.
Identifiser deg selv som bud advokat. Kort introducere virksomheten din med en oversikt over oppdragserklæringen, plasseringen og nettstedet ditt. Gi også navn og kontaktinformasjon til leserens kontaktpunkt for alle forhold knyttet til budoppfordringen. Dette kan være deg eller noen andre du til hvem du har delegert styring av budprosessen.
Beskriv bestræbelsen som du ber om bud på. Tilby slike opplysninger som foretakets beliggenhet, budsjett, omfang og størrelse. Diskuter hvordan innsatsen passer i dine store bilde mål og mål.
Present planen din for hele budprosessen. Angi dine frister og steder for mottak av hensiktsvilkår, spørsmål og budforslag. Pek på datoene for eventuelle planlagte budrelaterte hendelser, for eksempel et bud for forhåndsbud, budåpning og offentlig kortliste, utvalgs- eller prismøter.
Les leserne til vedlagte brukerveiledning for detaljerte anvisninger om hva du skal sende inn og i hvilket format. Legg vekt på å være oppmerksom på foreskrevne formater og krav, og nevne muligheten for buddiskvalifisering ved manglende overholdelse. Angi klart grunnlaget eller kriteriene for tildeling av budet, og annen informasjon du vil fremheve, for eksempel antall nødvendige kopier og hvordan budene skal forsegles, pakkes og merkes.
Gjenta invitasjonen din til å by, og takk leseren for hans interesse. Lukk brevet formelt og skriv deretter inn navn og tittel.
Tips
-
Budoppfordringer kan bli kompliserte. Rådfør deg med en advokat før du ferdigstiller budsøkningsbrevet og pakken. Proofles brevet for grammatikk og stavefeil.
Blokkformat brevet og skriv det ut på brevpapiret.
