De fleste enkeltpersoner i virksomheten sender rutinemessig dokumenter som e-postvedlegg. Det er imidlertid best å lage en fin mappe for postadressering. Målet ditt med å skrive noe dokument for forretningsøyemed er å inkludere informasjon den andre parten trenger på profesjonelt språk. Dette betyr ikke at språket skal være høy-brow eller obskure. Hvis de som vil lese dokumentet, ikke forstår fullt ut, bør du vurdere å lage en egen side med punktlisteinformasjon for å forklare hoveddokumentet.
Samle all informasjonen du trenger for dokumentet ditt. Gi tydelig informasjon i dokumentet i en skriftstørrelse andre kan enkelt lese. Eksperimenter med skriftstørrelser og utskriftsformat for å skape et godt visuelt inntrykk. Spør noen du stoler på å se gjennom dokumentet før du sendte det ut.
Plasser navnet, tittelen og avdelingen til den enkelte som vil motta dokumentet. Ta med navnet på dokumentets forfatter-, e-postadresse og telefonnummer. Skriv inn denne typen informasjon øverst til høyre på forsiden, eller senter denne informasjonen nederst.
Skriv et sammendrag som angir hvilken informasjon dokumentet leverer. For eksempel angi at dokumentet er et bud på en kontraktsjobb. Begrens sammendraget til en halv side eller mindre. Skriv denne delen som om leseren ikke har noen anelse om opplysninger som er levert i dokumentet. Sammendraget skal gi opplysninger om at personen som mottar dokumentet, må dele med andre.
Oppgi informasjon om prosjektet du ønsker å diskutere ved å starte med den viktigste informasjonen først. Engasjer leserens interesse og prøv å holde det gjennom hvert avsnitt. Forretningsdokumenter har en tendens til å bli kjedelig med for mye verbiage. Opprett underoverskrifter for å presentere informasjonen på en mer interessant måte.
Mal et bilde med ordene dine. Hjelp leseren til å visualisere poengene du prøver å lage ved hjelp av språk som beskriver hva som må skje.
Advarsel
Skriv et forretningsdokument på utdanningsnivået til leseren. Hvis du planlegger å ansette et utgravingsfirma for å hale skitt fra en byggeplass, bruk språk som selskapet vil benytte i sin daglige drift, ikke en vitenskapelig beskrivelse.
