Det er lett å falle under misforståelsen at forretningspenger gjør en av to ting - kommer inn eller går ut. Det er en tredje kategori: Limbo.Når du er i limbo, venter penger på kontotildeling eller har ikke blitt innbetalt eller mottatt. Noen ganger spores disse midlene gjennom en midlertidig konto, en måte stasjon av sorter. Populært kjent som "clearingkontoen", blir disse også ofte omtalt som vaskekontoer, byttekontoer, nullbalansekontoer og til og med bare midlertidige kontoer.
Hva er en clearingkonto?
Clearing-kontoer kan noen ganger forveksles med "suspensjonskontoer" - forståelig siden de begge er midlertidige kontoer, og venter på mer informasjon før et neste skritt kan skje.
Hvor de adskiller seg er at en spenningskonto handler om å løse et mysterium eller et problem. Kanskje noen klient har betalt flere ting på en gang i noen engangsbeløp, og det er litt kamp i å dechifisere hvordan denne betalingen bryter ned. Betalingen går inn i suspensjonskonto til dette er løst, og det forstås hvor pengene tilhører.
Løsningskontoen er likevel som en hovedbok som brukes som en påminnelse for tjenester eller varer som er mottatt eller solgt, som ennå ikke er fakturert, eller andre transaksjoner som ennå ikke er registrert i detalj. Til tider blir det brukt som en måte å spore et pågående prosjekt på, si en kontorreparasjon der regninger blir levert regelmessig, men som trenger klumpbetaling til en generell entreprenør på et senere tidspunkt. Når betalingen forfaller og gjøres, kan den bli lagt inn i de riktige kontoene og fjernet fra clearingkontoen.
Et annet eksempel er et selskap som arbeider med finanspolitiske årsskiftbøker. De kan parkere inntekter og kostnader knyttet til dette prosjektet på midlertidig eller clearingkontoen til gjennomgangen er fullført. På det tidspunktet kan de overføre inntekter og utgifter fra clearingkontoen til deres nettoinntekter.
Når en bedrift trenger en clearingkonto
Volum har generelt mye å gjøre med å måtte slette kontoer. Si det er lønn for å kjempe med. Lønnsoppgjøret konto skal være en nullbalanse konto. Like etter at betalinger er opptatt, før de blir utstedt til ansatte, overføres lønnsfondene til clearingkontoen. Når de blir innbetalt, går kontoen tilbake til null og alle betalingene er registrert.
Kanskje det er et selskap som gjør mye penger, som en junking service som samler fra folk hele dagen og mottar kontanter på hvert stopp eller to. Denne innehaveren kan bruke en clearingkonto for raskt å registrere transaksjoner og kontanter til han kan ordne opptak og tildele midler til sine korrekte kontoer ved dagens slutt eller ved slutten av uken.
Når det er en jevn strøm av inntekter som kommer inn eller går ut, kan en clearingkonto være nyttig for å holde rede på hva som er i overgang eller vil bli regnet med i de kommende ukene.
Det er viktig å merke seg at hele poenget med å bruke clearingkontoer er å gjøre livet enklere i overgangsperioden med penger. Hvis man bare bruker en enkelt clearingkonto for alle slags transaksjoner, slår det seg opp formålet.
Et selskap skal i stedet ha en lønnsoppgjøret konto og en annen for å administrere utgifter, og så videre. Ved å gjøre det beholdes penger i sine riktige kategorier for enklere problemløsning og overvåking etter behov. Det er ingen grense for hvor mange clearingkontoer et selskap kan bruke i regnskapsmessig praksis siden de er nullbalansekontoer som ikke er ment å vise på endelige regnskapsledere. Det handler om hva som gir mening for å registrere transaksjoner og lage bøkerbalanse.
Slik oppretter du en clearingkonto
Sette opp en clearing konto avhenger av hvor du gjør det. Si Quickbooks er din valgfrie programvare. Åpne "lister", velg deretter "Kontoplan" og høyreklikk hvor som helst her, velg deretter "nytt". Det skal nå være et "legg til ny konto" -vindu, så velg "bank" -knappen. Quickbook merker at det er flere kontotyper å velge, men "bank" er det beste for en clearingkonto på grunn av fleksibiliteten den tilbyr.
"Bank" gjør at du kan betale inn på kontoen ved å bruke "motta betalinger" eller "foreta innskudd". Når du betaler ut, kan du bruke "skrive sjekker" eller "betale regninger." Et annet pluss er at bankkontoen vil være en balanse varen samt en kontantstrømoppstilling som viser som saldoer og endringer i saldoer.
Deretter er det praktisk, fordi allokering av utgifter til overhead eller klasse ved hjelp av null sjekker innebærer at du trenger en "bank" -konto for clearingkontoen.
Men, tilbake til opprettelse av clearingkontoen: Når du har valgt "bank", trykk "fortsett" og skriv inn en tittel i kontonavn-feltet - rydding, byttehandel, vasking, midlertidig er alle gode navn for denne kontoen, og kanskje for hvilken avdeling. Slike som "gjeldsoppgjørskonto".
Ikke skriv inn en åpningsbalanse nå. Bare lagre det og lukk.
Men vent, det er mer
Hver regnskapsmessig programvare tilbyr forskjellige alternativer og kontokontroller. Produktstøtten deres vil ha trinn som er oppført for å installere clearingkontoer for det systemet. Hvis bedriften din er en liten bedrift, og du ansetter eksterne tjenester til årsskiftet, er det lurt å konsultere revisor for å se hva hun foreslår som den beste måten å forberede clearingkontoer for bedriftens behov. Hun kan liste hvilke kategorier av clearing kontoer som vil være til nytte for operasjonen din.
Enten du bruker Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks eller et annet regnskapssystem, vil deres støttesider forklare hvordan du begynner å rydde kontoer, fordi de er så grunnleggende for de fleste forretningsregnskapspraksis. Enkelte skybaserte regnskapsprogrammer og til og med Quickbooks har tredjeparts plugin-moduler som gir skreddersydde clearingkonto-løsninger som kan være verdt å undersøke.
Holder seg ansvarlig med Clearing-kontoer
Clearing-kontoer er kjempefint for å håndtere pengestrømmen og holder seg på kontanterstrafikkmønstre. Men alt dette kan gå galt hvis det ikke er noen ansvarlig for å holde clearingkontoen gjeldende.
En clearing konto bør vurderes månedlig. Avstemming er en kritisk rolle for å rydde konto suksess. Uten forsoning er clearingkontoer alt annet enn klart.
En måned er rikelig med tid til å utpeke en driftskonto for hver transaksjon som er oppført på clearingkontoen. Det er nok tid til å overføre de riktige midlene til kontiene for disse oppføringene.
Alt gjenværende på clearingkontoen etter denne varigheten er en transaksjon som trenger å jage ned. Som for eksempel, hvorfor er ikke sjekken innkassert av en leverandør? Var det til og med mottatt? Hvis ikke, kunne det ape med selskapets evne til å motta lager eller oppnå nødvendige tjenester i tide.
Sikring av sjekker er innbetalt, ikke bare mottak av innskudd, er en del av å være en vellykket bedrift. Når alt kommer til alt, når tjenesteleverandør innser at du er ansvarlig for penger som kommer og går, skaper det bedre arbeidsforhold for langdistanse, fordi de vet at du betaler oppmerksomhet for å tilbakebetale dem for deres tjenester.
Hvordan skrive Clearing-kontoer på en balanse
Lønn er en populær bruk for en clearingkonto, og det er et godt eksempel på hvordan en clearingkonto fungerer.
Som en eventuell clearingkonto er lønnsoppgjøret-kontoer en nullbalansekonto. På grunn av lønnslønn fra år til år og hvordan ting kan endres så ofte i kildeskatt og andre fradrag, er det flott å bruke en clearingkonto for å bidra til å forene disse tingene. Og når det oppstår feil eller justeringer må gjøres, kan det være en enklere prosess å løse når den er i en arbeidsklar clearingkonto i motsetning til et ordrelinje i A / P eller A / R. Det er derfor regnskapsførere elsker å bruke clearing kontoer - det hjelper å unngå rotete oppføringer andre steder.
- Lønn $ 22 476
- Arbeidsgodtgjørelse $ 1,348.56
- Arbeidsgiveravgifter $ 4,719.96
- Lønnskostnader $ 77
- Clearing kontosaldoen $ 28,621.52
Alle disse summene er oppført som en debet på venstre side av regnskapsføreren. Avregningskontosaldoen er summen av lønn, arbeidstakerens comp, arbeidsgiveravgift og lønnsavgift - alle beløp som er involvert i utdeling av lønn.
På høyre side av hovedboken er en kreditt oppført som $ 28 621,52, det samme som summen for clearingkontoen lønnsrelaterte penger.
Når lønnsslippene er innbetalt, skal summen telle opp til $ 22 476, og dette kan avstemmes til null. Når arbeidstakerens kompensasjon går til regjeringen, blir det null. Likeledes for skatteinnsendelser og betaling av lønnstjenestene.
Så, som hver ordrelinje blir utbetalt eller utbetalt gjennom hele måneden eller ved måneds slutt, er den avstemmet, og etter at alt er sagt og gjort, bør clearingkontoen returnere til nullbalanse. Det er her begrepet "nullstilling" kommer fra - det er hva resultatet er fordi clearing av kontoelementer blir avstemt.
Slik noterer du Clearing-kontoer på QuickBooks
Intuitlaget bak Quickbooks har gjort bruk av clearingkontoer en ganske enkel prosedyre.
Først oppretter du en journaloppføring og legger deretter til A / R eller A / P-kontoen hvorfra du flytter penger. Legg nå til clearingkontoen. Lagre denne journalinngangen.
Deretter oppretter du en annen journaloppføring og legger til clearingkontoen til denne oppføringen. Deretter legger du til A / P eller A / R-kontoen til hvilken du vil flytte penger.
Til slutt kobler du disse to journalinnleggene sammen i "Betalingsregninger" eller "Motta betalinger".
Når nullbalanser ikke skjer
Uansett om det brukes til lønn, leverandørgjeld, kontantstransaksjoner som trenger senere oppløsning eller fordringer, må clearingkontoer nesten alltid gå tilbake til null etter at transaksjoner kommer inn og ut. Når clearing av kontoer ikke avstemmes til null, forårsaker det problemer som krøp ut i hovedboken.
Avstemming er den samme som med andre kontoer. Hvis betalingene kommer inn som ikke samsvarer med dollar for dollar, er det viktig å spørre hvorfor. Hvis betalinger går ut for feilbeløp, må det løses. Hvis sjekker ikke blir innbetalt, er det på tide å få dem innbetalt. Alt dette går inn på å avstemme clearingkontoen. Når korrekte totals nullstilles, vil clearingkontoen treffe en nullbalanse, og prosessen med clearing kan begynne på nytt.
Endelige overveielser
Når små selskaper er involvert, kan clearingkontoer ha ulemper. Hvis det ikke er nok transaksjoner for å rettferdiggjøre å legge til dette laget av åpenhet og redundans, kan det være ekstra arbeid som er unødvendig. Uoppløste oppføringer som er slått av pennies og dollar kan skape mer problemer enn de er verdt, men å holde seg på toppen av dette på en uke til uke og måned til måned, kan holde disse til et minimum.
Det er også mulig at det kan få en negativ innvirkning på bunnlinjen for små bedrifter. Det kan være at overføring av midler til en clearingkonto kan bety tap av rentegevinster på bedriftsbesparelser, noe som ikke sannsynligvis vil være en stor sum, men teller ikke hver øre i småbedrifter helse?
Til slutt kan clearingkontoer være et enormt verktøy for mange selskaper. Hvorvidt clearing av kontoer er gunstig for firmaet ditt, kommer ned til volumet av transaksjoner og hvor mange hender er involvert i bedriftsregnskapet. Hvis du har søkt bedre gjennomsiktighet og renere regnskapsledere, kan clearingkontoer være løsningen du er ute etter.
