Den som hilser klienter når de går inn på et kontor, presenterer et bilde av selskapet. En uorganisert, likegyldig resepsjonist presenterer selskapet som uprofesjonelt og uncaring. I mellomtiden blir det hjertelig møtt av en oppmerksom medarbeider, noe som gjør at en klient føler seg verdsatt og kan føre henne til å dyrke et lengre forhold til selskapet. Husk også at på bestemte typer kontorer som en lege eller terapeutens kontor, og før viktige møter som intervjuer, kan besøkende føle seg nervøs. En vennlig hilsen kan bidra til å sette dem til rette.
Plasser skrivebordet ditt for å møte inngangen, slik at du ser kundene når de kommer inn. Pass på at kontoret ser godt ut på begynnelsen av hver dag og holder den organisert hele dagen. Lever pakkene omgående eller legg dem ut av syne. Oppbevar papirene riktig arkivert og avtaleboken din tilgjengelig. Ha riktige dataprogrammer som kjører, slik at du enkelt kan se opp klientens informasjon.
Smil og velkommen klienten, formidle ekte varme og entusiasme. Bruk en hilsen som signaliserer at du har ventet ham, hvis dette er tilfellet - men bare hvis du vet at dette er klienten du har ventet. Hvis du forventer en klient hos advokatfirmaet klokka 9, og en mann kledd til et forretningsmøte går inn, kan du smile og si, "Hei, er du John? Det er veldig hyggelig å møte deg." Ikke oppgi klientens fulle navn - behandle denne informasjonen som konfidensiell. Bruk en mer generell hilsen hvis du ikke kjenner klienten, for eksempel "God morgen, velkommen til XYZ Firm. Hvordan kan jeg hjelpe deg i dag?"
Gi hjelp til klienten ved å arrangere en avtale, gi henne papirene hun må fylle ut eller la henne få vite at du vil fortelle den aktuelle personen at hun er kommet. La kunden vite hvor lenge hun kanskje må vente. Spør henne om hun har spørsmål og svar dem så godt som mulig. Hvis du må sjekke svaret, forsikre deg om at du vil.
Oppfordre klienten til å slappe av mens du venter. Tilbyr klientens forfriskninger som vann, kaffe eller te, hvis tilgjengelig. Hvis kunden avviser tilbudet, fortell han om å fortelle om han endrer seg. Fortsett smilende og gjør øyekontakt når du snakker med klienten, og formidler varme og entusiasme.
Be høflig å spørre klienten om å vente et øyeblikk hvis du må svare på telefonen. Svar telefonen med en hilsen, for eksempel, "God morgen, dette er Terri fra XYZ Firm. Kan du holde i et øyeblikk?" Takk innringeren for å holde og forsikre henne om at du vil være rett med henne. Så gå til klienten på kontoret.
Følg kontors protokoll for å introdusere klienter til ansatte. Oppfordre medarbeiderne så snart klienten er ankommet, hvis du vet at medarbeideren ikke møtes med en annen besøkende. Ellers oppfordrer den aktuelle medarbeideren på telefon når klientens avtale er planlagt å begynne.
Escort klienten til medarbeiderens kontor dersom dette er akseptert prosedyre på kontoret din, og medarbeideren har indikert at hun ønsker å starte møtet. Alternativt kan du ringe medarbeiderne til venterområdet for å møte kunden. Sett inn klienten og medarbeideren hvis de ennå ikke har møtt, bruker etternavn eller fornavn, avhengig av hvilket firma du foretrekker.
