Føderal arbeidsloven krever at arbeidsgivere holder nøyaktige registreringer av arbeidstakerens arbeidstimer. Å ha ansatte holde oversikt over timene sine med et tidskort, enten ved hjelp av en klokke eller et håndskrevet dokument, krever at en arbeidsgiver overholder visse regler som er fastsatt av Fair Labor Standards Act (FLSA).
Opptaksoppbevaring
Informasjonen som er registrert på et arbeidstidskort, vises som et offisielt dokument. Den nøyaktige informasjonen som skal holdes på posten, er ikke stavet ut, men US Department of Labor foreslår å inkludere fulldatoen for dagene som ble arbeidet med tid og timeout, tydelig oppført, sammen med de totale arbeidstidene for hver dag. Tidskort for hver ansatt skal holdes på fil i minst to år. Arbeidsdepartementet krever at arbeidsgivere holder arkiver tilgjengelig for inspeksjon. Oppbevar postene på et lett tilgjengelig sted, fordi du kan bli bedt om å gi ytterligere informasjon basert på dataene som er oppført på hvert tidskort. Hold en ansattes rekord i to år, selv om personen ikke lenger er ansatt av deg.
Over tid
Nøyaktig oppbevaring av arbeidstimer ved bruk av tidskort er avgjørende for å avgjøre om dine ansatte skal betale overtid. Arbeidstakere har krav på ekstra lønn for noen timer som er rapportert på et tidskort som overstiger 40 i en gitt arbeidsuke. FLSA beskriver en arbeidsuke som syv påfølgende 24-timers dager, som kan begynne på hvilken som helst dag i uken du velger, eller totalt 168 kontinuerlige timer. En ansatt må betales, minst, en rate på 1 1/2 ganger uansett hva den normale timeprisen er for hver time overtid. Noen arbeidstakere er unntatt fra overtidsbestemmelser, for eksempel bestemte typer selgere, ledende og profesjonelle ansatte, gårdsarbeidere og andre. Se lenken som er gitt i ressursdelen nedenfor for ytterligere informasjon om ansattes unntak.
Skriftlig politikk
Utvikle standarder du forventer at dine ansatte skal overholde når det gjelder å registrere timene de jobber, for eksempel nøyaktig start og avslutningstid, antall timer de må jobbe hver dag, og hvor mye tid som er gitt for pauser. Pass på at hver arbeidstaker vet at falske opptakstimer de har jobbet, eller med hensikt å slå en medarbeiderens tidskort, er forbudt. Spell ut hvilken disiplinær tiltak du vil ta hvis disse prosedyrene ikke følges, inntil og med mulig oppsigelse. I tilfelle en medarbeider utfordrer deg lovlig i løpet av tiden de har blitt betalt for, vil det ha en lang vei å hjelpe deg med å få retningslinjer som forklarer prosedyren for dokumentasjon av arbeidstid.
