Som arbeidsgiver er du ansvarlig for å sende W-2-beskjed til hver ansatt innen 31. januar. Å beholde W-2-kopier på filen i flere år beskytter mot krav som du ikke klarte å sende dem til rett tid, og tjener som forsvar på en revisjon.
Opptakskrav
Internal Revenue Service kan revidere selvangivelsen av en liten bedrift i opptil tre år etter arkivering, ifølge juridisk nettside Nolo. IRS oppfordrer bedriftseiere til å beholde alle skattedokumenter, inkludert W-2, i minst fire år etter arkivering. Nolo tilbyr et enda mer konservativt forslag om å holde poster i minst seks år etter arkivering.
Grunner til å holde
I tillegg til å bruke W-2-setninger som dokumentasjon i en revisjon, vil du beholde dem dersom ansatte hevder at de ikke mottok en kopi. Ansatte er rettet til å kontakte deg hvis de ikke mottar en W-2 innen to uker etter 31. januar. På det tidspunktet må du kanskje sende en annen kopi. Du må også beholde kopier av virksomhetsskatten, inkludert avkastning som du rapporterte inntekt på, i minst seks år.
