Hvis du har et forbrytelsesgrep om et produkt eller en tjeneste som ikke oppfyller dine forventninger, er det en av de beste måtene å sikre at dine bekymringer tas alvorlig, ved å skrive et klagebrev. Selv om det kan være vanskelig å bestemme den beste måten å starte et klagebrev, finnes det en rekke forskjellige strategier du kan ta.
Adressering av brevet
Å adressere klagebrevet til en bestemt person vil redusere sannsynligheten for at brevet ditt blir ignorert eller "faller gjennom sprekkene." Start brevet ved å adressere det til den bestemte personen som har fullmakt til å svare på din klage. Ikke glem å inkludere personens tittel. Vanligvis vil et selskaps nettsted ha informasjon om hvem eller hvor du skal rette kundeklager. Før du skriver brevet, gjør du noen undersøkelser for å sørge for at du sender den til riktig person.
Kom til poenget
Start med en kort overskrift som refererer til problemet du prøver å løse, før første avsnitt, med så mange detaljer som mulig. For eksempel, hvis klagen din handler om et flyselskap, inkluderer reisedagen, ruten og flynummeret. Etter overskriften din første ledd bør oppsummere klagen. Komme til punktet raskt, i første punktum i første ledd, og redegjør for de spesifikke klager relatert til selskapets varer eller tjenester. Ta med så mange detaljer som du kan, mens du fortsatt er kortfattet og respektfull.
Begynn med en positiv
En annen metode for å starte et klagebrev er å bruke ditt første avsnitt for å si noe positivt om selskapets produkter eller tjenester før du starter inn i klagen din. Denne tilnærmingen setter leseren i en mindre motstandsdyktig stilling, noe som kan føre til at han er mer villig til å jobbe med deg for å klage. Begynn din første setning med en gunstig opplevelse du tidligere hadde med selskapet, understreker noen av selskapets positive attributter, og redegjør deretter for klagenes natur i andre setning eller avsnitt.
Generelle tips
USA.gov tilbyr tips om hvordan du skriver et effektivt klagebrev, og merker at det ofte er en kopi av brev sendt i posten som den mest effektive måten å kontakte et firma på. Også du får sannsynligvis bedre resultater hvis du bruker en direkte, ikke-konfronterende tone; et sint, truende eller sarkastisk brev kan være mindre effektivt enn et brev som er rolig og rasjonelt. I tillegg bør du tydelig angi nøyaktig hvordan du vil at problemet skal løses. Endelig dokumentere hvert trinn du tar og hvert brev du skriver, og hold kopier.
